E hoje chegamos ao final da nossa história “Um caso com o ERPFlex”. Ela foi criada com o intuito de exemplificarmos os problemas diários que muitos empresários enfrentam em suas organizações, e como um software de gestão pode ajudá-los a superar os obstáculos ao crescimento das empresas.
Para acompanhar, leia toda a história que foi publicada aqui no blog: Parte 1, Parte 2 e Parte 3. Vamos à 4ª parte?
Continuamos nosso passeio…
De repente, Clara parou em frente à uma impressora. _ Esta é a máquina do faturamento, processando notas fiscais e boletos de cobrança. Hoje é tudo eletrônico. As notas são enviadas via XML diretamente aos clientes. E ao Governo, é claro! Nosso problema é o volume de pedidos e a qualidade de nossos clientes. Outro dia escapamos por um triz de uma tremenda fria. Um cliente me ligou pessoalmente passando um pedido enorme, 50% antecipado. Aprovei na hora. Mas o ERPFlex, não. Haviam dois títulos não pagos e outros quitados com atraso, mas sem os juros devidos. Dois dias depois ele pagou tudinho. Aí sim, o pedido foi aprovado.
E continuou Clara:
_ Na época da Dilma também nos demos bem. Com a falta de pedidos, era um sufoco atingir as metas. Pelo sistema, bastava acionar o CRM e o pessoal de vendas tinha a solução. As vendas caíram, mas bem menos do que as noticias que víamos na imprensa. E com o ecommerceFlex conseguimos muitos clientes novos.
_ Naquela época quase quebrei – disse eu. _ Pior que ela, só o Plano do Collor, exaltando minha enorme experiência como sofrido empresário brasileiro.
E, cruzando as mãos e invocando os céus, supliquei: _ Deus, livrai-nos de qualquer outro Governo populista. Basta de tanto sofrimento! Clara olhou para mim concordando com as dificuldades passadas.
_ Ei, por que você está se afastando? – perguntou Clara, enquanto eu procurava mudar o rumo de nossa caminhada.
_ Você sabe, este setor me dá alergia. Setor Fiscal, Impostos, SPED, legislação tributária. E no fim vai tudo para a mão de inescrupulosos.
_ Relaxa, cara! O SPED não é nenhum bicho-papão. Se você controlar tudo direitinho, dá para pagar tudo e ainda ganhar muito dinheiro. Outro dia tivemos aqui uma auditoria. O cara ficou impressionado. SPED Fiscal, Contribuição, Contábil, ECF, tudo aprovado. Tudo em cima. Saiu frustradíssimo, não achou nenhuma divergência. E no ERPFlex é tudo automático. A contabilidade, os SPEDs, o Processo Fiscal. É o próprio sistema que define o CFOP, os CST, as alíquotas, as leis que devem ser mencionadas nas notas. É impressionante. O nosso trabalho se resume a imputar os orçamentos e faturar e na parte das Compras baixar o XML e deixar que o sistema faça todo o seu processamento: atualiza os estoques, controla o financeiro, baixa os títulos via CNAB, contabiliza, enfim creio que eles estão conseguindo resolver o grande drama dos sistemas ERP: a simplificação da digitação dos dados de entrada. Veja, não tem mais ninguém aqui. O Afrânio toca tudo sozinho.
_ Ah!, lá está o Carlinhos. O boleiro, segundo o Pedrão.
_ Estão fazendo a tua caveira – me dirigi ao comprador, querendo quebrar o gelo daquele homem que mais parecia uma estátua.
E o senhor Carlos tinha cara de tudo, menos de desonesto.
_ Mesmo que ele quisesse, não ia conseguir – adiantou Clara. _ Veja, toda vez que é emitida uma Solicitação de Compra, seja ela manual ou automática, via Ponto de Pedido ou MRP I, o sistema emite as Cotações de Compras para todos os fornecedores que oferecem o item solicitado. Posteriormente, elas são enviadas por e-mail e os orçamentos recebidos são analisados naquela tela em que a Patrícia está trabalhando. Aí o próprio ERPFlex se encarrega de sugerir a melhor opção. Os preços, por exemplo, são todos trazidos para o valor presente. Com isso, o critério de escolha fica mais justo. E tem mais: obrigatoriamente o comprador tem que informar o motivo da escolha. E tudo isso fica registrado. Olha, eu acho que até o pessoal envolvido na Lava Jato entraria na linha se trabalhasse com a gente.
_ É verdade – falei de forma irônica, pois apesar de confiar no sistema, imaginei as incríveis mágicas que eles conseguem criar. Antes de continuar, dei uma boa olhada nos pedidos que acabavam de ser impressos. Pareciam ter sido feitos em Gráfica.
_ É o RTF, você gera o formulário que necessitar, explicou Clara.
Estávamos perto do refeitório, e foi para lá que intuitivamente nos dirigimos. Aqui se confirmava a simplicidade de Clara. Ela almoçava na fábrica e aproveitava para conversar com todo o seu pessoal. Essa facilidade de se comunicar bem com todos, independentemente da sua posição na empresa, com certeza ajudou muito na sua carreira e o sucesso de sua administração.
Aproveitei o almoço para fazer algumas perguntas menos técnicas, pois meu objetivo era negociar com a ERPFlex com algumas cartas na manga.
_ Clara, seja franca com seu amigo mais uma vez e me responda: como é a assistência técnica da ERPFlex?
Clara pensou alguns segundos antes de me responder, pois estava lembrando dos bons e maus momentos vividos na implantação, e não queria ser injusta, nem transparecer falsas impressões.
_ Como já falei, a implantação não é um mar de rosas. Exige muita persistência, calma, e acima de tudo, confiança no resultado final. Como o Ernesto fala no seu Treinamento, existem 5 “desgraças” que todo empreendedor tem que enfrentar, não tem jeito:
– enfrentar a concorrência, principalmente das Multinacionais.
– defender-se das absurdas ações trabalhistas
– pagar os juros mais altos do mundo na hora de um empréstimo
– enfrentar a legislação tributária mais onerosa e complexa do planeta
– e….implantar um ERP!!!.
E caiu na gargalhada.
É necessário mexer na estrutura da empresa. Teve alguns dias que ficamos trabalhando até depois das 8 da noite para dar conta do planejamento. _ O mais importante na verdade – continuou – é você ter uma pessoa que seja o elo entre seus usuários e os técnicos da ERPFlex. Um profissional que conheça TI e sistemas administrativos. Ele e cada usuário no seu setor devem necessariamente fazer todos os cursos que a ERPFlex oferece através da TI Educacional.
_ E você, fez todos esses cursos? Com sua agenda cheia do jeito que é, deve ter sido muito difícil, não?
_ Olha, eu fiz sim. É simplesmente demais! Você passa um fim de semana em um hotel, o SPAventura, com muito conforto e lazer, mas, acima de tudo, aprendendo o ERPFlex de uma forma quase que natural. É feita uma simulação completa de como usá-lo no dia a dia. E tudo no maior espírito de competição e participação. Ganhei quase todas. Aliás, se você quiser pode fazer esse treinamento, que é organizado pelo Circuito Netas, mesmo não sendo cliente. É atividade o tempo todo. Uma experiência incrível. Fora o networking, só empresários. Recomendo.
_ Mas todos esses cursos, treinamentos e suporte devem significar uma pequena fortuna, não? – comentei, preocupado.
_ Não, nem tanto. Os benefícios que sua empresa vai colher é de longe muito, muito maior. Mas claro, dinheiro não cai do céu, e temos que prestar atenção em qualquer tipo de gasto, mesmo os investimentos em treinamento e suporte. Por exemplo, o suporte técnico deve ser cuidadosamente planejado e negociado. Você chama e eles vêm quase que de imediato. E claro, colocam o taxímetro para funcionar. Então, é preciso saber administrar bem essa assistência. No começo, é quase todo dia. Depois, só de vez em quando.
_ Puxa, mas então é mesmo um casamento de verdade que você faz com eles – eu disse sutilmente.
_ E se você quiser, pode montar um esquema de BPO – Business Process Outsourcing – continuou Clara. Aí são eles que fazem tudo.
_ Além disso, de tempos em tempos, a versão é atualizada automaticamente. É como sempre diz o analista de suporte da ERPFlex: “O consolo da Tecnologia da Informação é que tudo será melhor na próxima versão”.
_ Essa é boa! E me diga quando leva para implantar tudo.
_ Aí sou eu que te digo: em TI você tem duas datas: a data em que você começa e a data em que tudo fica QUASE pronto. O importante é seguir o que Mark Twain pregava: “Não faça profecias. Tente fazer o melhor a cada momento” – encerrou Clara, como se quisesse dizer: o que resolve é pôr a mão na massa e c’est fini.
Após o almoço, fomos na lojinha da fábrica, queria comprar algumas lembranças. Ficava perto da portaria, de modo que para lá nos dirigimos, eu já carregando minhas coisas, pois sabia que o tempo da Clara era curto.
_ Veja, aqui temos o PDVFlex é um sistema de Automação Comercial super simples, fácil de usar e, claro, totalmente integrado com o ERPFlex
_ Tá visto? – perguntou Clara enquanto eu pegava a maleta e o paletó para voltar à dura realidade dos meus problemas. Não sem antes passar na recepção. Tinha que devolver o crachá, não é? Lembram-se da simpática recepcionista?
_ Clara, só mais uma perguntinha – indaguei, curioso.
_ O que é? – questionou, atenta.
_ E se acabar a luz, como é que fica???
_ Tem no-break e gerador – sentenciou Clara.
E, rindo, nos despedimos com um forte abraço, como que celebrando nossa velha amizade.
Um ano depois dessa memorável visita, o ERPFlex já estava totalmente implantado na empresa do nosso amigo, que aliás tinha duplicado seu faturamento e levava uma vida bem mais tranquila. Comprara até um veleiro. Mas o mais incrível de tudo vocês não sabem: no último fim de semana convidou Clara para um passeio em Angra. Foram apenas os dois.
Prezados leitores e leitoras, vocês já devem estar imaginando como acabou essa história. Pois é…. aos amigos confidenciam:
…e tudo começou com a implantação de um ERP. O ERPFlex!!!
