Toda empresa que busca profissionalização de sua gestão, mais cedo ou mais tarde, passa pelo desafio de escolher um sistema de gestão empresarial também conhecido como ERP. Dadas as diversas opções, os empreendedores são obrigados a lidar com diferentes fornecedores, que em seus discursos sempre afirmam ter a melhor solução do mercado.

Em meio a todo esse bombardeio de softwares, a decisão mais importante que um gestor precisa tomar se baseia em escolher se o sistema ERP será na nuvem ou se será instalado localmente (também denominado ERP On-Premise).

Sistemas em nuvem têm ganhado cada vez mais força, devido às inúmeras vantagens apresentadas no modelo. Porém, a tomada de decisão precisa ser baseada em fatos e analisada de maneira criteriosa. Este artigo fornece uma análise das vantagens e desvantagens de cada tipo de sistema ERP, e como você pode determinar o que é melhor para a sua organização.

Diferenças entre sistema ERP na nuvem e instalado localmente

A diferença básica entre o sistema ERP local e ERP em nuvem é simples: ERP local, ou on-premise, é instalado localmente no hardware e servidores da sua empresa e, em seguida, gerido pela sua própria equipe de TI. Enquanto que o ERP em nuvem, também chamado SaaS (Software as a Service), é fornecido como um serviço de assinatura.

Em um sistema de gestão ERP em nuvem, os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor, e são acessados via internet, daí vem o termo “em nuvem”.

Para utilizar o sistema, a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet, sendo todo o suporte e gestão oferecidos pelo fornecedor contratado. O software baseado em nuvem está hospedado nos servidores do fornecedor e é acessado através de um navegador da Web. Já o sistema ERP local ou on-premise, é instalado localmente, em computadores e servidores próprios da sua empresa.

Preços de sistema ERP na nuvem X ERP local

Outra diferença fundamental entre a nuvem e a solução local é o valor. Embora haja muitas exceções a esta regra, em geral, o sistema em nuvem possui um preço mais acessível, uma vez que seu contrato se baseia em uma assinatura mensal, onde já estão acrescidas todas as despesas periódicas adicionais para suporte, treinamento, atualizações e infraestrutura.

O sistema ERP local implica em maiores investimentos, que vão desde a compra da licença perpétua até todo investimento em infraestrutura com hardware, servidores e contratação de pessoas especializadas. Se sua empresa está analisando ter uma solução ERP instalada localmente, é importante, desde já, começar a realizar o orçamento de todos os demais pontos que implicam em custos e já pensar também na contratação e treinamento de pessoal capacitado para a operação.

Em função dessa necessidade de investimento, é que os sistemas ERP locais são geralmente considerados como despesa de capital (CAPEX), ou seja, um grande investimento. Sistemas de gestão baseados em nuvem, por outro lado, são normalmente considerados como despesa operacional (OPEX), que significa um custo adicional à organização (por exemplo: custos de manutenção, custo de mão de obra, despesas com as instalações, entre outros).

Para ficar mais claro, fizemos uma lista com vantagens e desvantagens entre o sistema ERP na nuvem e o ERP local.

Vantagens e desvantagens de um sistema ERP na nuvem

Vantagens

Desvantagens

• A segurança dos dados está nas mãos do fornecedor, que muitas vezes não se comprometem com rigorosos padrões de segurança.
• Menos personalizável, em geral.
• Tempos de implementação mais curtos são, em grande parte, um resultado de menos customização.

Vantagens e desvantagens de um sistema ERP local

Vantagens

• Mais possibilidade de personalizar o sistema.
• Maior controle em relação à implementação.
• O gestor pode escolher a sua equipe de suporte.
• A segurança de dados fica sob total responsabilidade da sua empresa.

Desvantagens

• Custos imprevisíveis ao longo do tempo
• Aquisição e manutenção de hardware associado aos custos operacionais de TI
• A segurança dos dados está nas mãos da própria organização
• Dificuldade de atualizar o sistema para novas versões
• As personalizações podem gerar atrasos na implementação

Custos, controle e personalização: movimentação do debate

A segurança é, muitas vezes, a principal preocupação para os compradores de sistemas ERP potenciais. Não é de admirar, considerando quão cruciais são as informações armazenadas em um sistema ERP, incluindo as finanças da empresa, segredos comerciais, informações de colaboradores, listas e dados de clientes e muito mais.

Embora alguns compradores ainda tenham resistência em relação à segurança do sistema baseado em nuvem, hoje, muitos estão se tornando menos céticos. Fornecedores de nuvem respeitáveis têm normas rigorosas para manter os seus dados seguros.

Além da segurança, há alguns problemas de funcionalidade a considerar. Em geral, você vai encontrar muitas das mesmas características em ambos os sistemas ERP, em nuvem e local. No entanto, existem algumas diferenças notáveis. A acessibilidade móvel pode representar um problema para implementações no local. Estes, muitas vezes, requerem um cliente de terceiros para a comunicação entre um dispositivo móvel e o software local. Definitivamente, não é um problema insuperável, mas pode ser preocupante.

A maioria dos sistemas em nuvem permitem acessibilidade móvel fácil, e muitos ainda oferecem aplicativos móveis nativos. Mas essa facilidade de acesso também vem com maiores considerações de segurança, especialmente se os funcionários estiverem acessando arquivos da empresa em seus dispositivos móveis pessoais.

Comparativo dos sistemas ERP na nuvem e ERP local

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Segundo um estudo da IDG Enterprise Cloud Computing Study, 81% das empresas possuem aplicações ou infraestrutura na nuvem hoje em dia. Esse estudo também revelou que nos próximos anos, 32% de todo o dinheiro destinado à tecnologia nas empresas, serão aplicados em soluções ou sistemas na nuvem.

Para você ter ideia, isso significa dizer que, em outras palavras, se sua empresa não começar a estudar a possibilidade de adotar esta medida como solução para automatizar a forma de gestão, a sua organização estará correndo sérios riscos de ficar para traz ou mesmo fechar as portas. 

As duas principais vantagens dos sistemas ERP na nuvem levantadas nessa pesquisa foram: a habilidade de se conseguir colocar rapidamente o sistema no ar, e um menor custo de aquisição e manutenção comparado com soluções locais.

Outros pontos-chave encontrados nesse estudo, foram:

●      Substituir um sistema ERP local foi a terceira razão mais comum para a opção de um sistema ERP na nuvem. Especialmente as indústrias, onde os sistemas ERP locais não conseguem se adaptar e escalar para os futuros modelos de negócio que se fazem necessários para este setor

●      As principais áreas que as empresas estão buscando melhorar com a adoção de um sistema ERP na nuvem são as análises de dados do negócio em tempo real (19%), armazenamento e gestão dos dados (18%), colaboração e melhorias na gestão da infraestrutura de TI (16%). Essas são as três principais preocupações que fazem as empresas buscarem uma solução ERP na nuvem nos próximos 12 meses

●      As três principais preocupações para a adoção de um sistema ERP na nuvem são preocupações com relação a segurança de dados (52%) dificuldade para medir o ROI – Retorno do Investimento (37%) e a falta de adequação da solução para o padrão que a empresa precisa (32%).

O futuro do ERP

Com o impacto da Pandemia, enxergar o sistema ERP como mais uma solução deixou de ser uma opção dentre tantas outras, para se tornar uma medida necessária.

Observar o comportamento do consumidor é tão importante quanto saber que medida adotar para não fechar as portas da empresa. Esse é um ponto crucial para que você saiba como agir diante de tantas mudanças.

Nesse novo contexto de isolamento social notou-se mudanças no comportamento do consumidor, que conseguiu se adaptar a novos hábitos e torná-los cotidianos. 

Quem antes relutava em apenas fazer compras de produtos ou serviços de forma presencial, nos últimos meses teve de aceitar tais mudanças de formatos de compras.

Fazer pedidos online, fosse por aplicativo, sites, ou mesmo por telefone deixou de ser algo para poucos. Um pesquisa feita pela Mastercard e Americas Market Intelligence (AMI) apresentou um aumento de 46% no número de compras pela internet. Isso prova que a nuvem estabeleceu um nível de maturidade no mercado.

Quem faz uso do sistema ERP já percebeu as vantagens do modelo de sistema em nuvem, fato que impulsiona o processo de migração nas empresas que desenvolvem software local para o software em nuvem.

Para muitos analistas, este é um caminho sem volta. A maioria das soluções locais possuem mais de dez anos de desenvolvimento e milhares e milhares de linhas de código, ou seja, por trás de uma transição há um enorme esforço a ser feito, que inclui desde o aprendizado de novas linguagens (que envolve a paralisação dos setores de desenvolvimento) até uma nova definição da tecnologia.

Além disso, migrar o modelo de negócios, muitas vezes, pode ser muito mais difícil que mudar a tecnologia. Para ilustrar, tomaremos como exemplo o caso da Kodak, que foi um dos maiores símbolos do capitalismo, ligada a praticamente todo tipo de produto e tecnologia relacionados a fotografia. Curiosamente, a Kodak foi a primeira empresa a criar a câmera digital.

Mas, naquela época, a maioria de seus lucros vinha da vendas de produtos químicos utilizados nos filmes, e a empresa tinha receio de investir em algo novo, porque achava que podia prejudicar o seu negócio tradicional. Para preservar seu modelo de negócios, baseado no rolo de filme, seus executivos preferiram manter a coisas como estavam. Quando perceberam, o mercado digital tinha chegado para ficar, e todos os concorrentes da Kodak já fabricavam câmeras digitais muito superiores.

Portanto, o processo de migração, não somente das linguagens usadas no software, mas também da forma como estes softwares foram pré-concebidos, traz mudanças em toda a cadeia do negócio: o fornecedor do sistema é obrigado a repensar novos conceitos que não eram possíveis no passado, e além dos fatores técnicos, também é forçado a reconsiderar todo o seu modelo de negócios. Desta forma, as empresas de software que já surgiram neste novo ambiente, técnico e mercadológico, têm uma grande vantagem em sua performance.

>> Veja esta matéria da jornal Diário do Nordeste sobre o avanço dos sistemas de gestão na nuvem no Brasil <<

Concluindo, há mais opções do que nunca para empresas de todos os tamanhos quando se trata de escolher um novo sistema ERP. Felizmente, modelos de implementação baseados em nuvem fizeram desse software mais acessível.

Por outro lado, sistemas ERP locais oferecem vantagens na personalização e controle, mas são mais caros se comparados à opção na nuvem, e possuem um custo de manutenção que pode ficar pesado, dependendo do porte da empresa.

Vale lembrar que as empresas de ERP local estão em um processo de migração para o sistema em nuvem, e já que você ainda não decidiu qual modelo implantar em sua empresa, talvez este seja um fato importante a considerar.

Ainda não tem certeza sobre qual modelo de implantação é o certo para a sua empresa? Fale com um de nossos especialistas! Você terá ajuda para identificar a melhor solução e necessidade para a sua empresa.