Aumentar a produtividade no trabalho significa executar as mesmas ou mais tarefas, sem precisar contratar mais pessoas, utilizando o mesmo ou menor tempo que anteriormente. E esse é um desafio para quem dirige e gere uma empresa, pois representa poder aumentar os lucros da empresa sem precisar aumentar o preço final dos serviços ou produtos, ao mesmo tempo que o descontrole sobre como as horas trabalhadas são gastas podem até mesmo levar a empresa à falência ou diminuir as possibilidades de enfrentar acontecimentos que estão fora de seu controle, como as crises financeiras.

Segundo dados da pesquisa da Conference Board realizada em 2013, em média, os funcionários brasileiros produzem US$ 10,8 por hora trabalhada, enquanto os argentinos conseguem US$ 13,9, os mexicanos US$ 16,8 e os chineses, US$ 20,8. Impressiona a disparidade da produtividade no trabalho entre os países, não é mesmo?

E se você dividir o faturamento anual de sua empresa pela soma de todas as horas trabalhadas pelos seus funcionários no último ano, qual seria o resultado? Ele é maior ou menor do que o resultado da pesquisa?

Neste post, vamos entender melhor como aumentar a produtividade no trabalho em sua empresa e daremos dicas de quais ações prioritárias, processos e tecnologias podem ser usados nessa tarefa.

Na sua empresa, quais são as operações da produtividade no trabalho?

Se você respondeu que são aquelas ligadas à gestão financeira, captação e retenção de clientes por meio do marketing e atendimento ao cliente, boa gestão de vendas e um eficiente gerenciamento dos recursos humanos, então acertou em cheio. Elas são essenciais por três características:

1. Todas as empresas possuem essas áreas, em maior ou menor grau;

2. Elas não são capazes de gerar lucro propriamente ditos e, por isso, são consideradas áreas de despesa para as empresas;

3. Aumentar ou diminuir a produtividade desses setores significa precificar seu produto ou serviço com maior ou menor possibilidade de lucros com uma mesma venda.

Além disso, o setor de entrega de sua empresa – funcionários ligados a produção de produtos, prestação de serviços ou ambos – que são considerados custos da empresa, pois são os responsáveis diretos por obter os lucros propriamente ditos, não conseguiriam executar suas tarefas se estivessem preocupados com folha de pagamentos, fluxo de caixa, inadimplência dos clientes, pagamentos aos fornecedores.

Logo, repensar essas áreas é um dos passos fundamentais para garantir a sobrevivência e a rentabilidade de seu negócio.

Como aumentar a produtividade no trabalho da minha empresa?

Existem duas principais formas para aumentar a produtividade no trabalho de uma empresa: revisando os seus processos internos e utilizando a tecnologia como apoio para a execução deles.

1. Revisando os processos internos:

Quantos processos em sua empresa são realizados manualmente e necessitam de trocas de e-mails ou comunicados para serem realizados? Por exemplo, quando uma venda é realizada, ela já é espelhada automaticamente no fluxo de caixa ou depende que uma pessoa insira esse dado em uma planilha ou sistema de gestão? E as notas fiscais, são geradas automaticamente com base nos dados de vendas e contratos ou alguém precisa emiti-la no site de sua prefeitura?

Esses são apenas alguns processos que poderiam ser revisados e automatizados com o uso de um bom software de gestão empresarial.

Além disso, existem outras 5 atividades que podem ser simplificadas e ainda assim melhorar a eficiência da gestão de sua empresa e aumentar a produtividade no trabalho:

a) Projeção de fluxo de caixa:

A projeção de fluxo de caixa antecipa uma realidade que irá acontecer caso nenhuma medida administrativa seja tomada. Ela é constituída pelo saldo atual das contas da empresa, recebimentos e pagamentos que já estão previstos. Ou seja, você já vendeu ou comprou determinado produto ou serviço e agora só espera receber ou pagar por ele.

Sua principal função é permitir que você tome decisões para reverter quadros negativos ou melhorar o cenário da empresa no futuro. No entanto, manter o fluxo atualizado constantemente pode ser um desafio caso o seu processo de atualização seja manual, pois cada novo gasto ou recebimento precisaria ser comunicado para a área administrativa, que por sua vez precisaria inserir a informação em seu sistema ou em uma planilha.

Já com o uso de um sistema de gestão (ERP) o processo seria automatizado e a informação da venda ou da compra seria incluída no fluxo com apenas uma ação do responsável por essas atividades, tendo apenas uma validação do financeiro.

b) Controle de contas a pagar:

Controlar as contas a pagar é a melhor forma para não ter gastos desnecessários, como aqueles provenientes de juros ou empréstimos bancários para correções do fluxo de caixa. Porém, algumas empresas não programam os pagamentos e, por isso, deixam de honrar seus compromissos com fornecedores. Um ERP também pode evitar essa situação ao alertar o responsável por contas a pagar sobre todos os pagamentos relativos aquele dia. Também pode facilitar que contas com juros ganhem prioridade no fluxo para antecipar seus pagamentos e diminuir as perdas com esse tipo de gasto.

c) Controle de gastos por meio de fluxos de aprovação:

Ainda que você se esforce por manter o fluxo de caixa atualizado e as contas sob rigoroso controle, pequenos gastos podem desequilibrar seu saldo. Para corrigir essa situação, a melhor prática é criar um fluxo de aprovação para qualquer despesa. Nele, a pessoa responsável pela compra, independentemente do setor dela, insere as informações no sistema da empresa, o responsável pelas finanças verifica se é possível inserir esse custo no fluxo sem comprometê-lo e autoriza ou não o pagamento, tudo sendo realizado com poucos cliques e tempo.

Essa é uma otimização da produtividade no trabalho que não é possível sem a adoção de uma ferramenta, como um ERP, para simplificar e automatizar a comunicação e administração da empresa.

d) Antecipação de recebíveis dos clientes:

Oferecer bônus, descontos ou até condições especiais para clientes que antecipem os pagamentos a sua empresa pode ser uma boa solução para aumentar seu saldo e diminuir a necessidade de tomadas de empréstimo. Contudo, essa estratégia depende de um bom conhecimento sobre a situação financeira do cliente e seu perfil, pois em alguns casos isso pode ser mal interpretado. Aqui uma ferramenta de CRM pode ajudar na análise do perfil e histórico do cliente.

e) Diminuição da inadimplência:

Uma inadimplência elevada compromete a previsão de fluxo de caixa, uma vez que as contas a pagar não podem ser postergadas. Três passos básicos ajudam a diminuir a inadimplência:

1. Preferir o método de cobrança por boleto e não por crédito em conta (depósito), pois o cliente tem a percepção que o boleto será protestado mais facilmente do que quando a obrigação é estabelecida apenas por um contrato;

2. Enviar alertas por e-mail antes e depois do vencimento dos boletos;

3. Ligar para o responsável pelo pagamento da conta vencida e perguntar educadamente se ele recebeu os e-mails que falavam sobre o atraso dos pagamentos.

2. Usando a tecnologia como apoio a execução das tarefas e integração das áreas:

Você já deve ter percebido que para executar manualmente todas as tarefas anteriores, provavelmente sua empresa precisaria utilizar muitos recursos, troca de e-mails e tempo dos funcionários. O uso de um ERP consegue automatizar essas tarefas, simplificar seu controle e manter os dados sempre atualizados em tempo real.

Além disso, a comunicação entre as áreas deixa de ser um problema e a integração passa a ser uma solução para o aumento da produtividade no trabalho. Por exemplo, imagine que desde o fechamento de uma venda, faturamento e pagamento, seu envio para o consumidor e até a emissão de um novo pedido de compra aos fornecedores para repor o estoque quando seus níveis estiverem abaixo do esperado são realizadas automaticamente e usando a informação imputada no momento da venda.

Imagine ainda que tudo isso acontece sem a necessidade de nenhum tipo de comunicação entre as áreas, diminuindo a possibilidade de erros e esquecimentos dos funcionários, pois todos já possuem acesso para a realização de suas tarefas por meio da integração dos setores da empresa proporcionada pelo ERP.

Agora que você já sabe como um ERP é indispensável na busca de como aumentar a produtividade no trabalho de sua empresa, que tal falar com o time de consultores do ERPFlex e descobrir como todos esses benefícios podem ser aproveitados pela sua empresa? Conheça o nosso ERP  e melhore os processos da sua empresa.