Para adquirir um serviço, é comum que antes de mais nada, o consumidor faça uma pesquisa de preços e descubra qual empresa apresenta a melhor relação entre custo e benefício, para depois tomar a decisão de compra. Nesta circunstância, as organizações geram o orçamento para clientes, um documento onde são informados alguns dados, como descrição do serviço, prazo para execução, preço, etc. Este documento garante que o que foi acordado no começo da negociação seja cumprido até o seu término.
Neste post, vamos ensinar quais são as melhores práticas para elaborar um orçamento para clientes. Confira!
O que é um orçamento para clientes?
Para a prestação de serviços, toda empresa ou profissional autônomo deve emitir um orçamento para clientes. Trata-se de um documento onde o contratado e o contratante fazem um acordo, especificando informações sobre o serviço que será prestado.
É fundamental que o orçamento para clientes seja claro e não deixe dúvidas para nenhuma das partes. Ele funciona como uma garantia sobre o que foi acordado no início da negociação.
A importância de um bom orçamento para clientes
O orçamento é uma ferramenta essencial para conquistar clientes. Através dele, configura-se uma relação mais transparente com o consumidor, além de evitar problemas como tarefas adicionais que não foram combinadas previamente, ou valores que não foram pré-estabelecidos.
Como fazer um orçamento para clientes
Existem informações que são fundamentais para elaborar um orçamento para clientes. São elas:
- Nome do prestador de serviço ou da sua empresa
- Nome do consumidor ou empresa para quem o serviço será prestado;
- Prazo de validade do orçamento (de acordo com o CDC – Código de Defesa do Consumidor, este prazo deve ser de 10 dias a partir da data de emissão, mas é possível que as partes acordem um prazo diferente);
- Relação da prestação do serviço (especificação do serviço que será prestado, com o máximo de detalhes);
- Prazo de execução do serviço;
- Valor total do serviço;
- Condições de pagamento;
- Cidade;
- Data de emissão;
- Assinatura do autor do orçamento;
- Assinatura do cliente.
Geralmente, as etapas de vendas para um prestador de serviços seguem um roteiro: o cliente faz a solicitação de um orçamento; o prestador envia um modelo; o cliente pede desconto; o prestador expõe a razão daqueles valores. Depois das propostas, as duas partes chegam a um valor final e fecham negócio.
É um processo simples, mas que exige uma organização inicial da empresa. Por isso, é fundamental seguir um ter modelo de orçamento para clientes, que possa ser preenchido a cada solicitação de um novo cliente.
Modelos de orçamento para clientes
Listamos aqui alguns sites que disponibilizam modelos de orçamento para clientes.
Diferenças entre orçamento para clientes gerados pelo Excel, sistema não integrado e sistema integrado
Excel
Você pode criar seu modelo de orçamento para clientes no Excel, que é uma ferramenta simples de ser utilizada e os detalhes necessários da prestação do serviço podem ser especificados. A desvantagem é que, por não haver integração deste arquivo aos outros documentos da empresa, torna-se complicado manter o mesmo controle dos pedidos, organização e agilidade que um sistema de gestão empresarial é capaz de oferecer.
Sistema não integrado
O sistema de gestão pode ser integrado ou não. No modelo integrado, todos os departamentos da empresa estão interligados; enquanto no modelo não integrado, existe a necessidade de usar mais de um sistema, o que pode resultar em duplicidade ou divergência de informações, retrabalho, entre outras desvantagens.
Sua vantagem consiste na automatização de determinados processos, dentre eles, a emissão do orçamento para clientes. Por outro lado, existe esse problema de não ter todas as informações centralizadas em um único banco de dados.
Sistema integrado
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado de gestão empresarial. Por possuir uma interface única para inserção e visualização dos dados, elimina as possibilidades de repetição ou duplicação de informações, evitando retrabalho ou informações em em softwares distintos, o que acontece com um sistema de gestão não integrado.
Para tornar mais simples o processo de gerar um orçamento para clientes, contar com a ajuda de um sistema de gestão empresarial, ou ERP, viabiliza a personalização e padronização de todos os documentos que envolvem a venda ao cliente, desde o orçamento, passando pela ordem de serviço, produção, boletos bancários, notas fiscais e tributos referentes ao serviço, tudo sem dor de cabeça ou risco de falha humana.
O ERP torna possível o mapeamento de todos os processos empresariais, reduzindo custos e otimizando o uso de recursos. Também é possível ter um controle maior sobre as rotinas para uma boa gestão da empresa. Além do orçamento para clientes, o ERP garante um da contabilidade, emissão de notas fiscais, planejamento tributário, planejamento de compras de insumos, controle de estoque, etc.
Para saber mais sobre o ERP, leia nossos artigos Guia definitivo sobre o que é ERP e Sistema ERP na nuvem ou local – o que é melhor para sua empresa?.
Esperamos que este artigo tenha sido útil e o ajude a elaborar um orçamento para seu cliente de uma forma rápida e eficaz, garantindo que ele feche negócio com você!
Caso tenha ficado com alguma dúvida, não hesite em perguntar: deixe abaixo seu comentário! Você também pode compartilhar conosco suas experiências relativas à elaboração do orçamento para cliente.
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