Independentemente do enquadramento ou da forma de tributação, pessoas jurídicas e equiparadas são obrigadas a cumprir uma série de exigências tributárias. Dentre elas, estão duas importantes obrigações, chamadas de “obrigações principais” e “obrigações acessórias”.

As obrigações principais surgem em decorrência do fato gerador e têm por objeto o pagamento do tributo, como é o caso de Impostos, Contribuições e Taxas. Já as obrigações acessórias representam um dever administrativo com a finalidade de controlar o cumprimento da obrigação tributária de exigência do tributo, oferecendo ao fisco dados para a comprovação do pagamento da obrigação principal.

As obrigações acessórias são instrumentos auxiliares necessários para a apuração, fiscalização e arrecadação de tributos e correspondem aos deveres administrativos. Portanto, o contribuinte pode estar dispensado de uma obrigação principal, mas não da acessória, tendo em conta que as obrigações principais e acessórias são independentes e autônomas entre si.

Neste artigo, vamos dar ênfase às principais obrigações acessórias para empresas enquadradas no Lucro Real e no Lucro Presumido. Acompanhe!

Quais são as obrigações acessórias?

Estabelecidas pelo Código Tributário Nacional, as obrigações acessórias correspondem aos trâmites burocráticos que servirão como base para o pagamento dos tributos e futura fiscalização. Algumas das obrigações acessórias são:

• Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
• Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
• Escrituração dos livros fiscais;
• Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
• Demonstrações Contábeis;
• Folha de pagamento, contracheques;
• Confecção e envio das declarações sociais.

Atualmente, todas as declarações são enviadas pela internet. Como a maioria das fiscalizações são feitas eletronicamente, as declarações fiscais e sociais são responsáveis pela disponibilização da base de dados das empresas para o cruzamento de informações, possibilitando que o governo descubra possíveis irregularidades.

Portanto, o cumprimento de todas as obrigações acessórias deve ser umas das maiores preocupações dos empresários. Não cumpri-las pode resultar em enormes prejuízos para a empresa, através de multas ou paralisação temporária de suas atividades.

Veja na tabela abaixo as obrigações acessórias e em quais regimes tributários a empresa deverá entregá-las:

(1) Até 2015, a obrigatoriedade da entrega da ECF não se aplicava às pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições. Porém, desde 2016, todas as entidades passaram a ser obrigadas a entregar a ECF, independentemente do porte.

(2) Entrega obrigatória desde 2016.

Obrigações para indústrias

As indústrias ou as empresas equiparadas a estas, devem cumprir com as obrigações ou normas legais descritas na tabela abaixo:

* Observar a legislação do estado onde se localiza a indústria, sobre esta obrigação.

Quais são as obrigações acessórias de empresas no Lucro Real?

As empresas optantes pelo Lucro Real estão obrigadas ao cumprimento das seguintes declarações acessórias mensais e anuais:

Obrigações acessórias mensais

DES – Declaração Eletrônica de Serviços: é uma declaração municipal as empresas prestadoras de serviço devem entregar à Receita. A Declaração Eletrônica de Serviços é utilizada para declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês.

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS: é uma declaração de competência estadual relativa às operações que se enquadram no regime de substituição tributária do ICMS.

SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: é uma obrigação estadual aos contribuintes sujeitos ao recolhimento do ICMS e que utilizam o Processamento Eletrônico de Dados (PED) para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de Livros Fiscais, bem como os usuários de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Os contribuintes substitutos tributários, independentemente de serem usuários de PED, também devem apresentar o arquivo eletrônico. Com a implantação da EFD ICMS/IPI, o SINTEGRA vem caindo em desuso. Verifique se o seu estado obriga o seu envio.

EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital: trata-se de uma obrigação acessória estadual que compõe o Sistema Publico de Escrituração Digital (SPED) e substitui a escrituração dos seguintes livros em papel: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI, Registro de Apuração do ICMS, Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP e o de Controle de Produção e Estoque (este a partir de janeiro/2017, conforme Ajuste SINIEF 13/2015). O envio desta declaração dispensa o contribuinte da entrega dos arquivos SINTEGRA, exceto em casos de regime especial (verifique e confirme as condições no seu estado).

DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros.

EFD Contribuições: obrigação federal que compõe o SPED, a ser enviada pelas empresas na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, bem como para a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de comércio, serviços e industrias, no auferimento de receitas referentes aos CNAE, atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados.

SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: é uma declaração enviada por meio magnético, que contem informações trabalhistas, previdenciárias e relativas ao FGTS, obrigatória a todas as empresas, mesmo que ela não tenha funcionário registrado.

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: é uma declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). É utilizada, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.

Obrigações acessórias anuais

ECD – Escrituração Contábil Digital: trata-se de uma obrigação federal que compõe o Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED e que tem por objetivo a substituição da escrituração via papel pela escrituração transmitida por via digital dos seguintes livros:

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

ECF – Escrituração Contábil Fiscal: declaração de competência federal que substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) a partir do ano-calendário 2014. Tal declaração visa informar todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: é uma declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa. A DIRF é uma obrigação tributária devida por todas as pessoas jurídicas. Ela deve informar o valor do Imposto de Renda e/ou Contribuições na fonte, rendimentos pagos ou que foram creditados para seus beneficiários; residentes ou domiciliados no exterior o pagamento de crédito, entrega, emprego ou remessa, mesmo que não haja retenção do imposto, incluindo os casos de alíquota zero ou isenções.

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais: através do envio dessa declaração, o governo pode ter controle sobre a atividade trabalhista no país, bem como identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros.

DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: é fundamental analisar a obrigatoriedade de envio da declaração de imposto de renda de pessoa física do ano para verificar se os sócios da empresa se enquadram nela. Caso se enquadrem, a declaração de imposto de renda pessoal dos sócios também deve ser realizada.

Livros Comerciais e Livros Fiscais

De acordo com a legislação, as empresas optantes pelo Lucro Real deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações realizadas por elas, os seguintes livros comerciais e livros fiscais:

Livro Diário: que constitui o registro básico de toda a escrituração contábil, no qual devem ser lançados, dia a dia, todos os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica;

Livro Razão: as pessoas jurídicas deverão manter em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário, devendo a sua escrituração ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações;

Livro de Registro de Duplicatas: de escrituração obrigatória caso a empresa realize vendas a prazo com emissão de duplicatas, podendo, desde que devidamente autenticado no Registro do Comércio, ser utilizado como livro auxiliar da escrituração mercantil;

Livro Caixa: demonstra toda a movimentação financeira e bancária da empresa, podendo ser dispensado no caso de empresas que possuam livro Razão e livro Diário devidamente escriturados;

Livro Registro de Inventário: deve conter informações sobre as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período de apuração;

Livro Registro de Entradas: que visa a identificação dos fornecedores e respectivas compras de bens destinados à industrialização e/ou comercialização;

Livro para Registro Permanente de Estoque: destinado às pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra e venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda. Para as pessoas jurídicas que não exercerem essas atividades, o controle permanente de estoques não é obrigatório, mas a sua inexistência impossibilita a avaliação de estoques pelo método do custo médio;

Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur): livro em que são transcritas a apuração do lucro real, a apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), bem como demais informações econômico-fiscais da empresa. Vale ressaltar que, com o advento do SPED, este livro foi substituído pelo E-Lalur, conforme Instrução Normativa RFB 989/2009, posteriormente revogada pela Instrução Normativa RFB 1.353/2013. Após tal revogação, o E-Lalur passou a ser disciplinado pelas normas da Escrituração Contábil Fiscal – ECF (Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013).

Livro de Movimentação de Combustíveis: deve ser escriturado diariamente pelos postos revendedores de combustíveis.

Observação:

As pessoas jurídicas que tenham filiais, sucursais ou agências podem, opcionalmente, manter a contabilidade descentralizada. Em caso de exercício dessa opção, ao final de cada mês deverão ser incorporados na escrituração da matriz os resultados apurados nos demais estabelecimentos, de acordo com o art. 252 do RIR/1999.

Quais são as obrigações acessórias de empresas optantes pelo Lucro Presumido?

As empresas optantes pelo Lucro Presumido estão obrigadas ao cumprimento das mesmas declarações acessórias mensais e anuais daquelas optantes pelo Lucro Real, exceto o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

Qual o prazo de envio das declarações acessórias?

Declarações acessórias mensais

DES – Declaração Eletrônica de Serviços: Na cidade de São Paulo a DES foi substituída pela Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços (NFTS). Para maiores informações, acesse o site da Nota Fiscal Paulistana.

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS: No estado de São Paulo o prazo para o envio da declaração é, conforme Art. 20 do Anexo IV da Portaria CAT nº 92/1998:

Excetuadas as hipóteses expressamente previstas na legislação, a GIA será apresentada no mês subsequente ao da apuração e até os dias a seguir indicados, de acordo com o último dígito do número de inscrição estadual do estabelecimento.

I – finais 0 e 1 – até o dia 16;

II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;

III – finais 5, 6 e 7 – até o dia 18;

IV – finais 8 e 9 – até o dia 19.

(Redação dada ao caput pela Portaria CAT nº 49, de 26.06.2001, DOE SP de 27.06.2001, com efeitos a partir de 01.07.2001).

Parágrafo Único – Na hipótese do dia do vencimento para apresentação indicado no “caput” recair em dia não útil, a transmissão poderá ser efetuada nesse mesmo dia.

Verifique na secretaria da fazenda do seu estado maiores informações sobre a obrigatoriedade de envio da GIA.

SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: O prazo para a apresentação do SINTEGRA no estado de São Paulo é até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração.

EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital: O prazo para a transmissão do arquivo digital relativo à EFD-ICMS/IPI é até o dia 25 do mês subsequente ao período de apuração.

DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: As empresas devem apresentar a DCTF até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

EFD Contribuições: O prazo para o envio da EFD Contribuições é até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.

SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: A SEFIP deve ser enviada até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social, que contém as informações de vínculos empregatícios, remunerações e valor do FGTS a pagar e é gerada automaticamente ao se enviar a SEFIP. Já a GPS – Guia da Previdência Social, utilizada para o recolhimento do INSS dos empregados e também gerada durante o envio da SEFIP, deve ser paga até o dia 20 de cada mês.

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: O prazo de entrega da CAGED é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações, desde que tenha havido movimentação de funcionários (admissão ou demissão). No mês em que não houver movimentação de funcionários o envio não é obrigatório.

Declarações acessórias anuais

ECD – Escrituração Contábil Digital: O prazo para o envio da ECD é até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

ECF – Escrituração Contábil Fiscal: O prazo para o envio da ECF é até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: O prazo para a entrega da DIRF é até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Vale ressaltar que os comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para que eles possam fazer a Declaração de Imposto de Renda.

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais; O prazo para a entrega da RAIS é até o início do mês de março de cada ano, sendo que o último dia de entrega pode variar. Por isso, fique atento!

DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: O prazo para envio da DIRPF é até o último dia útil do mês de abril.

Conclusão

Como você pode ver, as obrigações acessórias do Lucro Real são as mesmas do Lucro Presumido, com exceção da escrituração do Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

De um modo geral, uma gestão eficaz na área fiscal é fundamental. Cada vez mais, as empresas necessitam de sistemas de gestão, como o ERP, para organizar seus processos internos, com o objetivo de adequar-se às exigências do fisco e garantir a regularização fiscal. Esta é uma maneira de evitar os percalços e complicações que muitas vezes as obrigações tributárias envolvem as empresas, pela sua complexidade.

Esperamos tê-lo ajudado a compreender melhor as obrigações acessórias de empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido.

Compartilhe conosco as informações sobre o que acontece em seu estado ou município em relação às obrigações acessórias, deixando o seu comentário!