O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFe) é um modelo resumido e moderno de nota fiscal, um arquivo digital que possui códigos legíveis por computadores. O DANFe deve ser impresso para acompanhar a mercadoria em trânsito, servindo para fornecer dados sobre o emitente, quem é o destinatário, o valor do produto em questão, entre outras informações.

Mas será que você entende bem o que é esse documento? Neste artigo, você vai compreender mais sobre o DANFe, para que ele serve, quais são os elementos obrigatórios, como emiti-lo e algumas questões frequentes acerca do documento. Confira!

O que é DANFe e para que serve

Como já dissemos resumidamente, o DANFe é um documento eletrônico que abrevia a nota fiscal. Porém, mesmo apresentando as informações da nota fiscal de forma resumida, o DANFe não deverá substituí-la. O DANFe apenas facilita a consulta da nota fiscal eletrônica (NF-e), já que contém uma chave que permitirá ao comprador consultar a internet para verificar se a NF-e foi efetivamente emitida e se tem validade do ponto de vista legal.

A chave numérica é composta por 44 posições ou dígitos. Conhecidos também como chave de acesso, esses números serão utilizados para a consulta aos dados relativos à aquisição de mercadorias. Após a consulta na internet, o contribuinte saberá se a NF-e está regular ou não, pois se a situação do emissor não estiver legal junto à Receita, a NF-e aparecerá como negada, o que a deixa sem nenhuma validade legal.

Essa conferência é essencial para o recebedor de mercadorias, pois no caso de não verificação, existe o risco de que os produtos comprados sejam falsificados ou contrabandeados, ou ainda de que o DANFe esteja com um CNPJ clonado de outra empresa, mostrando que a empresa que está vendendo não é idônea.

Principais atribuições

Além de ser um documento de acompanhamento das mercadorias e de propiciar a consulta de veracidade da NF-e, o DANFe também auxilia na escrituração das operações que são efetuadas por meio da NF-e, permitindo, no caso daquelas empresas que ainda não optaram pela NF-e, que o registro das operações seja mais rápido, prático e seguro.

Nesse caso em específico é preciso arquivar o DANFe de acordo com os mesmos prazos que são exigidos para notas fiscais e, quando solicitado, deve ser apresentado para comprovação da transação efetuada. O DANFe também poderá ser utilizado para obter a assinatura do receptor das mercadorias, o que serve para garantir que a entrega dos produtos ou da prestação de serviços realmente aconteceu de forma efetiva. Ou seja, ele serve como um comprovante da operação.

Elementos obrigatórios

Um dos elementos básicos do DANFe é a chave de acesso, que permitirá a leitura eletrônica do documento. Além disso, é preciso a data e o horário de saída da mercadoria, além da placa do veículo da transportadora que levará a mercadoria, a natureza da operação e o detalhamento do que está sendo transportado.

O layout da DANFe é padronizado e está disponível no Manual de Integração do Contribuinte, que é um portal do Ministério da Fazenda, e que também está relacionado à NF-e. Se as informações que são consideradas como obrigatórias ultrapassarem uma página, o DANFe poderá ser emitido em mais de uma única folha.

Nesse caso é necessário incluir em todas elas dados como razão social, CNPJ e Inscrição Estadual, a nomenclatura DANFe por extenso (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), bem como seu número e a série, o tipo de operação, o número total de folhas, a chave de acesso e o devido código de barras.

O papel utilizado deve ser comum — não é admitido o uso do papel jornal. O tamanho da folha deverá ser, no mínimo, A4 e no máximo do tipo ofício, com a possibilidade de utilização de folhas soltas.

Elementos adicionais

Você já percebeu que existem informações que não podem faltar no DANFe, mas outras podem ser adicionadas desde que não prejudiquem as obrigatórias. Entretanto, essas informações não poderão ocupar mais que 50% do verso do documento em questão. Além disso, a logomarca da empresa também poderá ser adicionada, desde que não cause prejuízos a nenhuma outra informação obrigatória ou à leitura do código de acesso e do código de barras do documento.

Como emitir

O DANFe deverá ser emitido por quem fará a emissão da NF-e antes mesmo da circulação da mercadoria, uma vez que, ao sair para entrega, esta já deverá estar acompanhada pela NF-e e pelo seu DANFe correspondente. Observando essas questões, o DANFe pode ser impresso ou reimpresso quantas vezes forem necessárias para que sejam atendidas obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos na operação.

O mais importante detalhe é que não existam diferenças entre o DANFe e a NF-e, já que ele é apenas um resumo da nota. Erros podem ser evitados utilizando o mesmo sistema automatizado e integrado para emitir ambos.

Perguntas frequentes

Uma das questões frequentes dos emissores de DANFe é relativa à emissão e guarda do canhoto que comprova a operação. Este, segundo a própria receita, tem somente finalidade comercial — não fiscal —, deverá ser destacado da DANFe e guardado para confirmação da operação no caso de auditoria ou fiscalização.

Outra pergunta está relacionada com o extravio do DANFe durante o transporte. Para que esse problema seja resolvido é possível reimprimir o DANFe e encaminhá-lo novamente à transportadora. A reimpressão não será necessária quando o extravio ocorrer após a chegada da mercadoria ao seu destino.

Toda DANFe possui um código de barras unidimensional, que também representa a chave de acesso da NF-e. O objetivo do código de barras no DANFe é permitir o uso do leitor de código de barras para consulta da NF-e no portal da Receita. Porém, o DANFe deve conter as duas representações, tanto o código quanto a própria chave de acesso, para facilitar a consulta por parte do comprador.

Pronto! Agora você aprendeu mais sobre o DANFe! Continua com alguma dúvida? Escreva para a gente! Aproveite para assinar a nossa newsletter e ficar por dentro de todas as informações que podem fazer a diferença na gestão contábil e fiscal de sua empresa!