Se você é um empresário ou gestor, sabe o quão importante é ter um controle de estoque eficiente. Uma gestão inadequada pode acarretar prejuízos financeiros e até mesmo a insatisfação dos clientes. Neste artigo, exploramos desde a importância do inventário de estoque para o seu desempenho até dicas de como elaborá-lo de forma eficiente. Continue a leitura!

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é uma relação completa de todos os bens e materiais mantidos no estoque de uma empresa. Eles podem ser utilizados para produção, revenda ou outros fins, além de serem armazenados nas próprias instalações da organização ou em outro local. O importante é que, com essa listagem, todos são identificados, classificados e contados.

O objetivo desse recurso é garantir a adequação do controle de estoque da empresa, evitando perdas de mercadorias e certificando que a companhia possui tudo o que é necessário para continuar seus processos. 

Por que é importante fazer o inventário de estoque?

O inventário de estoque é fundamental, pois auxilia no conhecimento preciso sobre os produtos e matérias-primas de uma organização, além da quantidade disponível. Nesse sentido, ele fornece diversos benefícios, como:

• aprimoramento da gestão e organização de estoque;
• melhoria no atendimento ao cliente;
• redução de perdas e desperdícios;
• diminuição de custos;
• cumprimento da legislação.

Com um inventário de qualidade, é possível ter o controle de entrada e saída de estoque, proporcionando uma melhor visão sobre o processo de cadeia de suprimentos. Dessa forma, a empresa estará alinhada sobre o que possui e o que necessita, evitando a compra de materiais em excesso e diminuindo custos.

Essa relação de materiais ainda permite a identificação de problemas na gestão, como roubo, perda, extravio ou danos aos produtos. Dessa forma, é possível tomar medidas para contorná-los e evitar prejuízos. 

Esse gerenciamento também aprimora o controle de compras e de reabastecimento de produtos, evitando a insatisfação de clientes pela falta de estoque. Assim, é possível trazer mais agilidade ao processo de compra e entrega, melhorando a experiência dos consumidores e estimulando ainda mais a valorização da sua empresa.

Além disso, como o inventário requer atualização constante de informações e um alinhamento à contabilidade, é preciso garantir a correspondência dos dados, e assim, cumprir com as exigências fiscais.

Por isso, desenvolvê-lo ajuda a identificar problemas, melhorar a precisão das suas informações financeiras e aprimorar a experiência do cliente. Isso beneficia o seu negócio de forma significativa, tornando-o um diferencial em um mercado competitivo. 

Como fazer um inventário de estoque eficiente?

Agora que você já sabe a importância de um inventário de estoque, reunimos algumas dicas para te ajudar a elaborar um modelo que seja eficiente. Vamos lá?

Classifique os produtos

Em primeiro lugar, é muito importante classificar todos os seus produtos e materiais. Isso pode ser feito de diversas formas, como por tipo de produto ou localização no estoque. Crie grupos para otimizar esse processo, tornando o controle mais organizado e facilitando a identificação de problemas para a tomada de decisões.

Identifique a rotatividade do estoque

Outro ponto importante é identificar o seu giro de estoque. Isso significa saber quais produtos possuem mais saída e quais ficam parados por mais tempo. Dessa forma, você identifica quando um produto precisa ser reposto ou quando é preciso oferecer descontos para aqueles que estão encalhados, por exemplo.  

Assim, é possível equilibrar o estoque e tomar decisões estratégicas, além de identificar oportunidades de negócio.

Defina uma periodicidade para fazer o inventário

Além disso, é essencial estabelecer um período de tempo para desenvolver o seu inventário. Isso porque é preciso atualizar as informações e garantir sua confiabilidade, aumentando a segurança do seu estoque e minimizando as chances de erros. 

Desse modo, você evita o envio de declarações inadequadas para o governo, identifica possíveis perdas e ainda acompanha o desempenho do seu negócio.

Faça a checagem

Para garantir um bom funcionamento do seu inventário de estoque, é muito importante realizar a checagem de dados. Isso inclui certificar-se de que todos os produtos foram contados e registrados de forma correta, além de conferir se as informações registradas condizem com os produtos armazenados. 

Para isso, você precisa adotar formas de registro e controle, para evitar qualquer tipo de divergência de dados. 

Verifique os dados com o seu sistema

Por fim, é crucial verificar a correspondência dos dados obtidos com as informações registradas no seu sistema. Além disso, ele precisa estar integrado a outras áreas da organização, como a de compras e vendas, que está lado a lado com o controle de estoque. 

Por isso, é importante ter um sistema de gestão atualizado e adequado para permitir o registro e a atualização de informações de forma rápida e precisa.

Exemplo prático de um inventário de estoque

Vamos pensar em como um inventário funcionaria para uma indústria, que precisa gerenciar grandes volumes de materiais e integrar diversos setores. A princípio, é preciso identificar os produtos que serão incluídos por meio de códigos de identificação e uma unidade de medida correspondente àquela cadastrada no produto. 

Ao controlar o estoque de Poliéster por kg, por exemplo, ele deve ser cadastrado no inventário com a mesma medida. Além disso, é importante mobilizar funcionários de diferentes departamentos, certificando-se de que eles saibam o objetivo da contagem e as diretrizes a serem seguidas. 

Durante a contagem, cada produto é verificado cuidadosamente, com registro de todas as informações relevantes, como a quantidade disponível, data de validade e possíveis defeitos ou danos.

Depois de concluir a contagem, as informações são registradas em uma planilha, que deve ser atualizada regularmente para garantir a precisão dos dados. Você pode organizá-la de acordo com o código do produto, sua descrição, setor de estoque, quantidade inventariada e sua unidade de medida, por exemplo.

Em seguida, é interessante registrar o inventário em um sistema informatizado, atualizando o saldo dos materiais de acordo com a contagem feita. Digamos que você queira registrar a entrada de 100 kg de Poliéster em um determinado setor, por exemplo. 

Nesse caso, o sistema possui a inteligência necessária para realizar essa movimentação, já que o saldo atual do estoque é diferente da quantidade inventariada. 

A importância de um ERP para fazer um inventário de estoque eficiente

O armazenamento de bens e produtos é fundamental para melhorar o gerenciamento da sua empresa. E para facilitar esse processo, o ERP é o aliado perfeito. Isso porque ele integra todos os seus dados e processos em um único sistema, incluindo compra, venda, estoque e contabilidade. 

Antes do surgimento de ferramentas especializadas, as empresas eram reféns dos métodos manuais para realizar o levantamento de produtos. Contudo, o ERP permite automatizar os processos, agilizando-os e aumentando o desempenho do seu negócio. 

Além disso, é possível ter dados precisos e atualizados sobre o estoque, proporcionando maior controle e gestão dos produtos armazenados. Por isso, investir em um sistema ERP para o inventário de estoque é uma estratégia inteligente para empresas que desejam aprimorar o controle de seus produtos e processos internos. 

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