Atualmente empresas de diversos segmentos e portes sofrem com roubos internos e, o que poucos empresários sabem, é que uma gestão de estoque bem realizada essa incidência pode facilmente ser diminuída.

Infelizmente, caso de roubos internos são comuns e atingem empresas de qualquer porte, basta ver o caso Cnova. Estima-se que 77% das empresas brasileiras já tenham sofrido com algum tipo de fraudes, sendo R$ 2,2 bilhões somente em furtos praticados pelos próprios funcionários. Para se ter uma ideia do tamanho deste problema, o prejuízo médio por furto é de R$ 428,00 e segundo dados da Associação Brasileira de Segurança Orgânica (ABSO), pelo menos 5% dos funcionários seriam capazes de furtar a empresa que trabalham caso vissem uma oportunidade para isso.

Outro ponto de atenção é que as pequenas e médias empresas são as que mais sofrem deste mal e muito disso se deve à falta de investimento em processos, treinamentos e segurança.

Pensando nisso, decidimos escrever este artigo onde explicaremos sobre a real necessidade de se manter um estoque e como evitar furtos e outras perdas. Acompanhe.

Por que manter um estoque?

Em primeiro lugar, é preciso entender por que uma empresa manteria um estoque? Afinal de contas, caso este setor não seja muito bem planejado, ele pode trazer até mais perdas que lucros.

Existem fatores cruciais para manter um estoque disponível e isso pode variar de setor para setor, o que nos leva à primeira variável, que é o tipo de produto estocado. Em alguns casos o estoque é de matéria prima, ou seja, materiais que serão usados para a confecção do produto que será vendido. Em outros casos, são armazenados produtos que já estão prontos para venda. Em outras palavras, o tempo de armazenamento e a quantidade sofrem interferência do tipo de produto. O mesmo se aplica à perecíveis, que possuem um tempo máximo de estocagem.

Independente disso, as funções do estoque passam por garantir o atendimento da demanda da empresa, assim, não existe atraso no fornecimento aos clientes. Outro ponto que acaba induzindo à criação de estoques é que diversos fornecedores oferecem melhores preços e condições comerciais para compras em grandes quantidades, assim, diversas empresas acabam dando preferência à esse modelo de compra.

É preciso lembrar que um produto estocado, independente do seu tipo, gerou um custo para a empresa, por isso, é preciso avaliar essa necessidade de estocagem. Para isso, conhecer bem o processo de compra e vendas é fundamental. Veja, existem casos onde há uma flexibilidade na produção, logo, não existe a necessidade de manter uma grande quantidade de matéria prima parada, o que nos leva ao próximo item.

Como manter um volume saudável através da gestão de estoque?

Outro ponto crucial na gestão de estoque é manter um volume que atenda às necessidades da empresa de forma saudável, ou seja, sem custos desnecessários.

Para isso, existem alguns pontos que podem auxiliar na estimativa sobre o que estocar, como estocar, a quantidade a ser estocada e assim por diante. Veja:

Previsão da demanda – através de relatórios periódicos de vendas é possível fazer uma previsão de quanto será vendido em cada período, e assim, manter um estoque que atenda, no mínimo, à essa demanda;

O que será estocado – conforme falamos, no caso de perecíveis, o prazo de estocagem deve ser bem menor, além de atender algumas especificações como refrigeração, quando necessário;

Prazo de reabastecimento – neste quesito devem ser consideradas a estimativa de uso do estoque e o prazo de entrega por parte do fornecedor;

Sazonalidades – existem produtos que vendem mais em determinadas épocas, como ventiladores no verão por exemplo. Portanto, se o produto estocado possui alguma relação com a sazonalidade, seu estoque deve ser maior nessa época;

Local do estoque – todos os itens acima dependem do local onde serão estocados os materiais. Caso o espaço físico seja pequeno, não será possível guardar uma quantidade muito grande de produtos. Caso o ambiente não seja climatizado, não será possível guardar alimentos com segurança. Portanto, antes de mais nada, penso no local de armazenamento para, aí sim, partir para as demais dicas.

Como evitar roubos de estoque?

Agora, o que ainda não foi dito é que o estoque é um dos setores mais visados para furtos dos funcionários, por isso, além de entender os prós e contras de manter um estoque em sua empresa, é chegada a hora de vermos algumas dicas cruciais para evitar possíveis furtos e roubos.

Inventários

Caso esteja percebendo que existe um ralo em sua empresa e não identificou a origem, ou sabe que a origem é o estoque, a dica é realizar inventários em períodos menores que 1 ano. Procure fazer essa checagem em períodos de 2 meses, ou ainda, diariamente, dependendo da necessidade enxergada.

Equipamentos

Atualmente existem equipamentos específicos para a gestão de estoque, como por exemplo, coletores de dados portáteis que leem código de barra e realizam a contagem de forma mais ágil. Além disso, sensores, alarmes, cofres e muitos outros equipamentos facilitam no cuidado com o material estocado.

Equipe

Embora existam milhares de ferramentas que foquem na vigilância, ter uma equipe de confiança é fundamental. Muito desse problema se deve ao fato de empresas preferirem demitir funcionários de longa data e de confiança para contratar mão de obra mais barata. Por isso, é fundamental investir no recrutamento e treinamento da equipe.

Processos

Outra dica que melhora o controle e a gestão, não só do estoque, mas da empresa como um todo, é criar processos para todos os setores da empresa, bem como das etapas que giram em torno do produto ou serviço oferecido. Desta forma, erros são minimizados e fica mais fácil controlar cada uma dessas etapas, conhecendo seus responsáveis e sua eficácia.

Sistema de gestão

Por fim, adote um sistema de gestão eficiente e aderente ao seu modelo de negócio. Existem, por exemplo, ERP que contemplam não só a gestão de estoque, mas também o cadastro de empresas e usuários, o faturamento, a emissão de nota fiscal eletrônica, controla o fluxo de caixa e assim por diante.

Este é um sistema bastante completo e eficaz. Ele é capaz de controlar o número de produtos disponível em estoque, a entrada e saída de cada material, controla, através de seus usuários, os responsáveis por cada operação e assim por diante.

 

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Com isso, o sistema se torna uma ótima ferramenta para economizar tempo durante os inventários, controlar as ações dos funcionários e até mesmo auxiliar na criação de processos.

Bem, esperamos ter ajudado na gestão de estoque da sua empresa. Caso ainda tenha alguma dúvida, fale com um dos nossos consultores.