Com certeza você já ouviu falar em ERP para empresas e, talvez, você até já imagine que precisa de um…entretanto…você sabe quais as vantagens desse sistema? Você sabe o que esperar de um ERP? E mais…você conhece os tipos de ERP existentes ou mesmo os desafios que uma empresa enfrenta na sua implantação?

Pois é…essas são questões que nem todo mundo explica, mas são essenciais para escolher o sistema certo para o seu modelo de negócio.

Por isso, neste artigo, falaremos sobre o ERP de maneira simples…sem linguagens técnicas e pouco compreensíveis. Nós esperamos que depois deste artigo, você seja capaz de, não só escolher o melhor ERP, mas também cobrar seu fornecedor deste sistema a fim de chegar aos resultados esperados.

O que é um ERP para empresas?

Antes de mais nada, embora você possa ter entendido da necessidade de um ERP, é possível que não tenha plena ciência do que é, de fato, um ERP para empresas.

ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um sistema de gestão empresarial que integra todos os setores da empresa através de módulos, sendo os principais:

• Compras
• Vendas
• Estoque
• Produção
• Fiscal e contábil
• Financeiro

O maior benefício dessa integração é que ela aumenta o controle dos gestores sobre os processos como um todo, que por sinal, passam a ser automatizados. Desta forma, se torna possível tomar uma série de decisões de forma muito mais embasada e, por consequência, com maior chance de acerto.

Quais os tipos de ERP?

Embora falemos da necessidade do ERP, precisamos explicar também que existe o ERP local e o ERP na nuvem, sendo eles:

Local – quando o sistema é instalado em um equipamento específico que passa a atuar como um servidor. Além disso, a licença para esse tipo de ERP é permanente, o que significa que não existem atualizações sem que sejam cobrados novos valores e a empresa contratante se torna responsável pela manutenção do sistema, ou seja, se faz necessária a contratação de um profissional ou setor de TI.

Nuvem – quando o sistema é alocado na nuvem (internet) possibilitando acessos de qualquer máquina, desde que exista uma conexão com a internet, através de um login e senha específico para cada usuário. Com relação à licença, neste caso, um contrato é firmado entre a empresa contratante e a empresa fornecedora do ERP onde uma mensalidade é paga. Neste tipo de sistema, não são cobrados valores pelas atualizações, que por sinal ocorrem remotamente, e a manutenção é de inteira responsabilidade da fornecedora.

Fizemos um artigo onde comparamos diversos aspectos de ambos os tipos. Vale a leitura.

<<SISTEMA ERP NA NUVEM OU LOCAL – O QUE É MELHOR PARA SUA EMPRESA?>>

Quais os desafios do ERP?

O ERP possui dois tipos de desafios, os de implantação e aqueles relacionados à sua operação em si. Para facilitar, dividiremos os dois e falaremos um pouco de cada um.

Implantação

A implantação de um ERP é uma tarefa que exige máxima atenção de todos os envolvidos, isso porque qualquer detalhe deixado para traz pode gerar problemas.

Os problemas de implantação vão desde o treinamento e capacitação da equipe até a falta de planejamento. Um dos maiores erros dos empresários é não planejar o futuro do seu negócio, ou seja, preparar o sistema para um possível crescimento estrutural por exemplo.

Outro fator que não pode ser ignorado é que a implantação demanda tempo sim…e não adianta querer apressar as coisas! Afinal, em poucas palavras, você estará pegando uma série de informações da empresa (geralmente armazenadas de forma manual) e alimentando um sistema complexo. Um erro neste processo pode causar diferenças de estoque fiscal e físico, diferenças financeiras, produtivas e assim por diante.

A resistência da equipe é outro problema comumente encontrado. Parte disso vem da relutância natural que as pessoas têm em relação às mudanças e novidades. A outra parte está relacionada ao medo que as pessoas têm de serem substituídas por máquinas.

Operação

Já no que diz respeito à operação do ERP, o maior desafio é ser aderente ao modelo de negócio da empresa e, assim, contemplar toda a operação.

O foco do sistema, conforme falamos, está em integrar os setores da empresa, entretanto, cada negócio possui uma peculiaridade e nem sempre todos os sistemas atendem todas as peculiaridades. Por isso, é preciso ter o máximo de informações técnicas possível a fim de garantir essa aderência e evitar problemas futuros.

Além disso, a segurança da informação deve ser obrigatória, afinal, todos os dados do seu negócio estarão lá e você precisa estar seguro de que elas não cairão em mãos erradas ou se perderão.

Quais as vantagens do sistema?

Com relação às vantagens oferecidas pelo sistema, vamos listar algumas das mais importantes:

Integração entre as áreas – desta forma, não é necessária a utilização de mais de uma ferramenta para cada setor, ou seja, no momento que um produto foi vendido, automaticamente, o estoque sabe (e retira o produto do setor), o financeiro sabe (e realiza o faturamento), compras sabe (e verifica a necessidade de reposição do produto no estoque) e assim por diante;

Visão consolidada – todos os números da empresa passam a ser mais acessíveis aos gestores como canais de vendas, estoque, financeiro, etc. O sistema ainda realiza a emissão de relatórios que facilitam a compreensão dos números;

Diminuição do retrabalho – muitas empresas que não possuem um sistema integrado realizam a mesma tarefa em momentos distintos, é o caso de contagens de produtos por exemplo. Com o sistema integrado esse problema deixa de existir, liberando os funcionários para realizarem outros tipos de tarefas;

Melhor gestão de pessoas – o sistema que possui login e senha permite aos gestores acompanhar os números de sua equipe. É possível acompanhar quantas vendas foram realizadas, quais pessoas acessaram o estoque, e assim por diante. Esse tipo de gestão dificulta, por exemplo, roubos e furtos por parte de colaboradores mal-intencionados;

Redução de custos – por aumentar consideravelmente o controle, fica mais fácil evitar que produtos estraguem parados no estoque, que sejam furtados, que retrabalhos sejam recorrentes e por consequência, existe a redução dos custos e o aumento do lucro;

Melhora a comunicação – além da integração citada acima, o sistema melhora a comunicação da empresa com os clientes e com os fornecedores, isso porque ele possibilita o acesso às interações em geral. Além disso, salva valores cobrados por fornecedores e preços cobrados de clientes, o que permite uma conversa mais pessoal com cada um deles;

Evita erros – o sistema, por tudo que falamos, evita, por exemplo, que um mesmo produto seja vendido duas vezes (por canais diferentes) o que gera um tremendo desconforto com os clientes. Além disso, evita problemas fiscais, erros humanos (como por exemplo, utilizar uma tabela de preço errada no caso de empresas que façam tabelas diferentes de cliente para cliente) e assim por diante.

Apoio na tomada de decisões – esse talvez seja o principal benefício! Neste tipo de sistema de gestão as informações são atualizadas em tempo real, além de serem precisas, sendo assim, a liderança da empresa consegue notar fatores como os melhores vendedores, os produtos mais rentáveis, melhores fornecedores, fluxo de caixa, níveis do estoque, etc.

Caso você ainda tenha alguma dúvida sobre ERP para empresas, deixe seu comentário e para saber mais sobre o papel do ERP para empresas entre em contato com um dos nossos especialistas.