Vimos falando em alguns artigos que uma distribuidora e importadora precisa do auxílio de um ERP para que seja possível controlar sua empresa e gerar uma enorme economia.

Exatamente por isso, neste artigo, falaremos sobre como um ERP pode auxiliar uma distribuidora e importadora nos principais controles que devem ser utilizados por ela, tais como estoque, vendas, compras, fiscal, fluxo de caixa, precificação e relatórios gerenciais.

Antes disso, vamos falar um pouco mais sobre o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) ou sistema de gestão empresarial, que nada mais é que um sistema que armazena diversos dados da distribuidora em um único lugar. Isso possibilita aos empresários e gestores o cruzamento de informações buscando análises que ofereçam ferramentas para a tomada de decisões.

Ou seja, a ferramenta permite ao gestor possuir controle sobre setores como estoque, vendas e fluxo de caixa e ainda contar com apoio estratégico através de relatórios. Vale ressaltar que a estratégia fica em torno de fatores como a definição de metas, o acompanhamento do desemprenho do time de vendas e do desempenho individual de cada colaborador, definição de prazos para novas compras, realização de investimentos e assim por diante. Por consequência, a utilização de um sistema ERP aumenta o controle e a produtividade e diminui custos e retrabalhos.

Agora sim, entraremos na operação do ERP junto aos setores acima citados. Vamos lá?

Estoque

Quando falamos em estoque precisamos tomar cuidados fundamentais para que ele seja o maior aliado da empresa, e não o contrário. Dizemos isso porque em geral, é neste setor que se encontra boa parte do dinheiro da empresa e é por isso que falamos que dentro do estoque encontra-se “dinheiro parado”.

Para que isso não ocorra, o correto é manter um estoque não tão pequeno (a ponto de prejudicar as vendas) e não tão grande (a ponto de manter a mercadoria parada e gerar custos com espaço de armazenamento), ou seja, equilíbrio é a solução.

Neste ponto, o ERP atua de forma a encontrar, justamente, esse meio termo. Uma das maiores vantagens do sistema é que ele não permite que os gestores percam o momento exato de realizar novos pedidos a fim de completar o estoque e não prejudicar o processo de vendas, além disso, ele mostra, claramente, as quantidades de cada produto no setor a fim de garantir que não exista uma compra indevida ou mesmo um excesso de produtos.

Outro ponto de atenção do estoque se refere à possíveis furtos, afinal, trata-se de um dos setores mais visados por parte dos funcionários e um ERP dificulta bastante a vida daqueles que querem burlar os processos estipulados pela empresa.

Veja, o ERP além de mostrar a quantidade de produtos estocados, ainda conta com um sistema de usuários onde cada funcionário possui um login e uma senha. Desta maneira, toda movimentação deve ser realizada através de um usuário, facilitando possíveis identificações. Por fim, o Sistema de Gestão ainda mostra todo o caminho percorrido pelo produto, ou seja, se ele saiu do estoque sem que seja possível ver para onde ele foi movido, provavelmente algum problema ocorreu.

Caso queira saber mais sobre o tema, escrevemos um artigo exclusivo sobre prevenção de roubos.

Por fim, precisamos falar de distribuidora e importadora que também atue com uma loja virtual. Neste caso, não são raras as empresas que optam por unificar o estoque da loja física com a virtual causando diversos problemas, caso não exista um ótimo controle.

Vamos exemplificar:

Na loja física, o comprador escolhe o produto, o vendedor vê o produto no estoque e o vende. Ao mesmo tempo, na loja virtual, algum cliente realizou o pedido do mesmo produto, recebe a mensagem de que a compra foi realizada e no momento de despachar o produto, ele não está no estoque. A loja entra em contato com o cliente para explicar que ele não receberá o produto no prazo combinado. A moral é simples, a loja virtual vendeu um produto inexistente no estoque e agora o cliente está insatisfeito.

Para evitar esse problema, o ERP possui um sistema que integra os dois modelos de vendas ao estoque impedindo que um mesmo produto seja vendido duas vezes.

Lembre-se: o controle do estoque visa gerar o máximo de lucro com o mínimo de investimento no setor, sem que isso afete a satisfação dos clientes.

Vendas

Não são poucos os gestores que utilizam a frase “Sem vendas não há empresa”! E realmente trata-se do coração da empresa e por isso, ter atenção ao processo e desenvolvimento do setor é fundamental.

Um software ERP consegue auxiliar a gestão das vendas uma vez que possibilita dados sobre a quantidade de vendas bem como o desempenho de cada um dos vendedores. Isso sem falar que ele ainda possibilita uma melhor interação com os clientes já que armazenas dados como produtos comprados, reclamações, condições de pagamento e assim por diante. Esse tipo de informação possibilita, por exemplo, que a empresa crie campanhas exclusivas para bons clientes e interações próximas do período de compras do cliente.

Além disso, os ERP de hoje já atuam de maneira integrada e atendem o Business Intelligence ao mesmo tempo que front-office através do Sales Automation, além das automações de marketing e do comércio eletrônico.

Compras

Tão importante quanto vendas, estão as compras. Veja, compras realizadas de maneira errônea podem comprometer seriamente o fluxo de caixa da empresa e, por consequência, o seu funcionamento. O mesmo se aplica à falta de insumos pela falta de compras. Inclusive, a importância das compras é tão grande que na maioria das empresas, a tarefa é realizada pelos próprios donos.

Dentro de uma distribuidora e importadora, existem diversos produtos diferentes o que faz com que, na maioria das vezes, sejam utilizados diversos fornecedores diferentes. Além disso, é preciso pensar nas embalagens que serão envoltas nos produtos para que sejam entregues aos clientes.

Para este setor, o ERP atua de forma a qualificar os fornecedores uma a um, de acordo com cada produto, além disso, trata unidades de medida e formas de entrega automatizando de acordo com os interesses da empresa. Outra funcionalidade do ERP para o setor é manter as listas de preços atualizadas e ainda a possibilidade de programar as entregas de cada item de maneira a evitar que a empresa fique com falta de algum produto especifico.

Por fim, o software ainda mantém um histórico das compras, assim, possibilita aos gestores ou empresários verificar sazonalidades, aumento de valores e outros fatores pertinentes.

Fiscal

A parte fiscal talvez seja a parte mais específica de uma empresa e por isso, precisa não só de atenção, mas também de ferramentas que auxiliem no processo.

Existem diversas questões que envolvem o módulo fiscal, tais como Nota Fiscal Eletrônica, impostos como ISS e ICMS, Sped Fiscal, Planejamento Tributário, substituição tributária e assim por diante e, em todos os casos, qualquer erro mínimo pode gerar multas, suspensão do direito de continuar atuando e pode, inclusive, acarretar em problemas jurídicos para os empresários.

Por isso, contar com um ERP como ferramenta de apoio é necessário. Ele permite realizar todas as escriturações fiscais de forma mais ágil, além disso, elimina a ação humana em diversas etapas fiscais, tendo em vista que mais de 90% dos erros do setor provém de atividades realizadas por humanos, trata-se de uma importante solução. Fizemos um artigo falando sobre erros contábeis que pode ser útil.

Outro ponto positivo do ERP é que ele emite a Nota Fiscal Eletrônica e elimina a necessidade dos recibos e documentos de papel na realização de cálculos e controle fiscal. Caso seu contador possua o mesmo ERP que a sua empresa, o processo de envio de recibos e notas fiscais fica ainda mais simples, rápido e certeiro. Conheça mais dessa nova ferramenta.

E para aqueles que pensam em sonegação de impostos como uma boa saída na diminuição de custos, vale ler este artigo.

Fluxo de caixa

Manter o fluxo de caixa em níveis saudáveis é tarefa complicada para gestores. São muitas contas que devem ser pagas em datas diferentes, são muitas negociações com fornecedores, vendas, impostos, encargos trabalhistas, investimentos e assim por diante. Por isso, caso a empresa não possua controle de seus pagamentos e recebimentos, dificilmente conseguirá manter seu fluxo de caixa positivo.

Com o auxílio de um ERP, os gestores possuem informações em tempo real quanto a todos os setores da empresa, em especial, aqueles que afetam o fluxo de caixa. A ferramenta informa a melhor época para renovar estoque, mostra saldos bancários e valores recebidos, mantém as datas de vencimentos das contas e encargos em fácil acesso o que, de certa forma, impede que sejam pagas multas e encargos por atraso e ainda atua de forma a evitar possíveis empréstimos de curto prazo.

Preços

Uma das maiores dificuldades dos empreendedores é precificar seus produtos ou serviços de maneira que o valor cobrado seja justo e ao mesmo tempo, competitivo. Ou seja, o preço precisa cobrir todos os custos envolvidos no produto (como aluguel do espaço físico da empresa, salários dos colaboradores, encargos, insumos e etc) e ainda assim, estar dentro do que a concorrência está cobrando para não perder clientes. Valores muito altos fazem com que os clientes procurem empresas com preços mais baratos. Já os valores muito baixos, impedem que a sua empresa atua em níveis financeiros saudáveis, por isso, planejar é preciso.

Neste quesito, o ERP permite que empresa personalize tabelas de preço diferentes de maneira a atender diferentes perfis de clientes. Vale explicar que embora distintas, todas as tabelas calculam o valor tendo em mente a margem de lucro desejada e os custos do produto. Além disso, é possível incluir, ou não, a comissão designada aos vendedores.

Neste artigo, falamos sobre como fazer uma tabela de preços, confira!

 

Relatórios

Os relatórios são, sem dúvida, os melhores amigos do empresário e na maioria das vezes, são simplesmente esquecidos.

Em tempos de muita concorrência e constantes mudanças no comportamento de compras dos clientes, os relatórios são os auxiliares dos gestores na tomada de decisões que visam o aumento da lucratividade do negócio. São os relatórios, por exemplo, que indicam a eficiência de cada vendedor, a época do ano em que determinado produto vende mais, quais produtos geram mais reclamações ou devoluções, quais produtos vendem mais, quais contas são passiveis de economia, a necessidade de contratações ou demissões, investimentos, crescimento da empresa e muitos outros.

Fizemos um artigo falando dos 10 relatórios mais importantes para uma empresa!

E neste quesito, o ERP é a melhor ferramenta. Isso porque ele fornece todos os dados necessários para um relatório de forma prática e em tempo real. Todos os quesitos acima citados são passiveis de relatórios e um bom ERP, possui todos eles.

Como melhorar os principais controles de uma distribuidora e importadora?

Embora tenhamos explicado neste artigo o quanto um ERP pode ajudar na gestão de uma distribuidora e importadora, é importante ressaltar que existem dois tipos diferentes desse sistema, o ERP alocado na nuvem e o ERP Local.

De maneira simplificada, o ERP local é alocado em um servidor dentro da própria empresa. Em geral, exatamente por isso, exige um investimento maior em equipamento e equipe de TI especializada para realizar a manutenção do servidor. Isso sem falar que a cada atualização do software, existe um novo custo e a empresa precisa parar para realizar a atualização.

Além disso, basta uma queda de energia para que todas as informações da empresa fiquem inacessíveis. E, por se tratar de um equipamento local, existe uma chance maior de o servidor ser infectado por um vírus que possa, inclusive, causara perda das informações.

Já um ERP na nuvem, como o ERPFlex, é alocado na nuvem, ou seja, na internet. Seu custo funciona como um serviço de assinatura o que permite atualizações periódicas sem adição de novos valores. Além disso, por ser na nuvem, suas atualizações não impedem que os usuários continuem trabalhando normalmente.

Quanto à segurança, esta também oferece um melhor cenário e isso se deve ao fato de ser de responsabilidade do prestador de serviço a manutenção dos dados da empresa contratante.

Além dos fatores citados, o ERPFlex ainda conta com uma equipe especialista que faz com a implantação seja mais rápida e o suporte seja eficiente.

Caso queira saber mais sobre como o ERPFlex pode diminuir seus custos e aumentar seus lucros, fale com um dos nossos especialistas.

Uma coisa podemos concluir com tudo que foi visto por aqui, para melhorar a gestão de um distribuidora e importadora, a melhor solução é contar com um sistema ERP. Com isso, sobra tempo para o que é mais importante: planejar! Planejar o sucesso do seu negócio.