Na semana passada, comecei a contar a história “Um caso com o ERPFlex”, que foi dividida em 4 partes. Se você ainda não leu a primeira parte, clique aqui e acesse a publicação. Trata-se de um enredo que ilustra muito bem o que um software de gestão empresarial pode fazer pela sua empresa. Vamos lá?

E assim continuamos nosso papo de forma bem descontraída.

_ Veja como é fácil de usar, disse Clara em tom de professora. O menu do sistema te mostra quais as opções disponíveis no ERP: cadastramentos, lançamentos, consultas e relatórios, suporte à decisão, miscelânea, ajuda e integrações. E, além do ERP, ainda temos outros ambientes, focados em aplicações mais específicas: PDVFlex, ecommerceFlex, contador e hotelaria. Cadastrar e digitar lançamentos é com o pessoal do escritório e da fábrica.  O meu negócio são as consultas, os relatórios e o suporte à decisão. É aí que eu vejo como está a situação dos vários setores.

_ E como funciona a questão de segurança das informações? Existem muitos dados que são de exclusividade da diretoria, não? Na minha empresa, ninguém assina cheque, só eu!!!

_ Claro, a preocupação com as informações e a segurança é primordial para o sistema. Hoje os dados estão na nuvem. Você sabe que esse negócio de Cloud computing é mais seguro do que ter os dados em sua própria empresa, no seu Servidor? Backup automático, geradores de energia, espelhamento de dados, equipe técnica de primeira, barreira contra hackers. Segurança total.

O único ponto é que você depende da Internet. Mas quem não depende??? Wi-fi é hoje a necessidade básica numero 1, segundo a nova Pirâmide de Maslow. Antes mesmo das necessidades fisiológicas.

Os menus são totalmente configuráveis. Veja, vou entrar como um simples usuário de vendas. Repare que agora não estão mais disponíveis alguns relatórios gerenciais. Deixa eu voltar para meu usuário e preste atenção à diferença. Você viu?

_ Sim. E quem é que administra tudo isso?

_ O próprio suporte da TI. Eles dão todo o apoio e treinamento. Mas vamos em frente. A senha ainda limita a entrada do usuário a determinadas opções do menu. E também a determinadas ações, como incluir, alterar, deletar ou mesmo visualizar. Ou seja, segurança total. Fraudes em computador? E onde não temos fraudes?

_ No governo – respondi ironicamente…

Ela riu e continuou:

_ Está vendo esta tela de cadastramento? Inicialmente você vê tudo o que já está gravado. A gente chama de Browser. Quer dizer, é praticamente uma consulta. E isto é válido para todos os cadastros.  

_ Não é muito dado pra uma cabeça só? – perguntei sem querer ofender.

_ Aí é que está a magia da integração: uma enxurrada de dados num mundo de informações – filosofou Clara. – E quem se encarrega de colocar tudo em ordem é o ERPFlex. Quer ver? Aqui você pode visualizar, pesquisar e atualizar um item. Veja esta janela de inclusão. Estou implantando um novo Orçamento, certo? Aí cheguei no campo do “cliente”. Visualizei todos eles, é só selecioná-lo.  É cliente novo? Daqui mesmo clico em “Incluir” e já estou na sua tela de cadastramento. Bem diferente do outro sistema que a gente tinha aqui. Era um tal de entrar e sair de tela, que no fim, quem saía do sistema era eu.

_ E o interessante é que os dados da tela estão exatamente na mesma sequência desse seu formulário. É coincidência?  – disse eu, como quem já está começando a ficar por dentro. – Aliás, modéstia à parte, sempre tive facilidade com tecnologia. Faço tudo com meu celular. Mexo até na calculadora!

_ Não e não. Sou eu que defino em que sequência eles devem ser apresentados. A tela fica de acordo com minhas necessidades. Isso facilita muito a digitação.

_ Mas aí você me diria, pelo que te conheço – continuou Clara – Quero uma coisa mais simples, mais sintética. Também aqui, onde defino a sequência, posso inibir os campos que não são obrigatórios. E criar outros, com o FlexDB. Não preciso pedir pra ninguém. Com isso, ganho uma agilidade enorme sem depender de nenhum gerente e nem de uma nova programação do sistema.

_ Já sei quais campos vou criar! – exclamei com um sorriso maroto. _ No cadastro dos fornecedores, um campo indicando o telefone da secretária.

_ Você já ouviu falar em Gerador de Relatórios e Consultas Relacionadas? Pois aqui quem define quais os registros que serão apresentados é você, e não o programador (percebi claramente a felicidade que Clara sentia agora de não depender de ninguém para ter acesso às informações que dinamizavam sua administração). Por exemplo: vamos ver os títulos superiores a 100 mil reais que vencem entre hoje e amanhã e que estão colocados em banco. Lá estão: 26 títulos. Isso me deixa muito tranquila.

_ Muito bom. Dessa forma, você pode cruzar todo tipo de informação. E isso deve ser uma preocupação constante de qualquer empresário.

_ Não, não é só isso que me deixa tranquila. É que até o ano passado, a média de títulos nessa privilegiada situação era de apenas dez – Falou Clara com um certo ar de convencimento com os resultados que sua forma de administrar havia trazido à empresa.

_ Clara, não deixe que o ERPFlex lhe suba à cabeça. Simplicidade e modéstia foram sempre suas grandes qualidades.

_ É verdade. Mas veja em detalhe como é a dinâmica dessas ferramentas. Podemos definir a sequência dos dados visualizados, os agrupamentos e níveis de totalização, os filtros, que podem ser fixos ou parametrizados, e até colocar uma senha de acesso. E tudo pode ainda ser convertido para o PDF e o Excel. Salvando as opções escolhidas para uso futuro, você se sente um verdadeiro programador. Com ele, você realmente se torna dono de seu nariz (mais uma vez demonstrou um ar de convencimento). É o poder da autocustomização, pois a flexibilidade é total. O sistema pode ser adaptado às reais necessidades da empresa.

Ela começou a arrumar as coisas em sua mesa e por alguns instantes fiquei no canto da sala. Comecei a lembrar de algumas situações que passamos na empresa. Tínhamos problemas de todos os tipos. Relatórios que não forneciam as informações necessárias, os programas que não permitiam a reutilização de configurações ou parâmetros e a grande dificuldade de adequar os programas do sistema para atender às diversas mudanças ocorridas. Naquele momento, passei a compreender que tínhamos um sério problema de CONTROLE e INFORMAÇÃO.

_ Mas, mudando de pato para ganso, diga-me uma coisa, Clara. Como é que esta empresa cresceu tão rápido? Não faz nem dez anos que ela foi fundada. Quase mil funcionários, duas, fábricas, líder de mercado… Seja sincera, como vocês conseguiram tudo isso?

_ Bom, primeiro, eles me contrataram – e soltou uma gargalhada de satisfação _ Estou brincando!

E voltou a falar sério.

_ Acho que o grande segredo está no tratamento dos detalhes. Por exemplo, vou lhe fazer algumas perguntas, e tenho certeza de que você nunca sonhou com elas. Na verdade, eu também só passei a adotá-las depois que comecei a usar o ERPFlex. Quer ver?

_ Sim, é claro! – respondi.

_ Você analisa os principais Indicadores e os compara com uma meta?

_ Você analisa a correlação entre cada vendedor, produto, cliente, região e o seu comportamento ideal estabelecido pelo Planejamento da Empresa.

_ Você sabe qual é o produto mais rentável de sua empresa? E qual é a participação que ele tem no faturamento total?

_ Qual o resultado real da empresa naquele momento? Detalhadamente por Natureza e item de Receita, Custo e Despesa?

_ Você mantém os preços equilibrados para cobrir os prejuízos que temos com a inflação?

_ Qual é a variação no consumo das matérias-primas de uma Ordem de Produção em relação a uma estrutura pré-estabelecida ou ao orçado em uma Ordem de Serviço?

_ Você compra seus insumos baseado em Lotes Econômicos, Ponto de Pedido ou num Plano de Produção?

_ Você cobra do banco os títulos recebidos com atraso sem os juros devidos?

_ Você aloca suas máquinas dentro de um plano que leva em consideração os tempos de produção, a disponibilidade dos recursos e as máquinas alternativas?

_ Não. Não. Não. Não. Não e não. Não dá tempo. Fico só correndo atrás do prejuízo. É o funcionário que faltou. A matéria-prima que não veio. O cliente que só dá cano. O título que não dá pra pagar. É fogo. – E, apesar do ar condicionado, comecei a suar e sentir de novo aquela queimação no estômago.

_ Falando nisso, posso usar seu telefone?

Vendo que eu não conseguia completar a ligação, Clara começou a colocar em cima da mesa uma série de fluxos e desenhos que explicavam os procedimentos administrativos embutidos na ideia do ERPFlex.

_ Só dá ocupado. Vamos em frente. – Havia me prometido que naquele dia eu iria mudar de vida. Com ERPFlex ou sem ERPFlex, não era possível continuar naquela roda-viva.

 

Na próxima semana, continuaremos a história. Não perca! Até lá!