Com a enxurrada de notícias sobre o fim do emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda, muitas dúvidas reacenderam para alguns empresários e outras novas acabaram surgindo sobre o tema.

Por isso, criamos este artigo! A nossa finalidade é esclarecer as principais questões sobre a NF-e e seus desdobramentos. Vamos lá?

1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Antes de mais nada, embora possa parecer desnecessário explicar, Nota Fiscal Eletrônica é um documento eletrônico que comprova operações em geral, referentes à circulação de mercadorias e ou prestação de serviços.

Um detalhe importante, é que a sua validade depende da apresentação de uma assinatura digital do vendedor e de uma autorização de uso fiscal.

2. Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para o empresário?

Embora a emissão da Nota Fiscal Eletrônica seja lei, ela ainda apresenta alguns benefícios para os empresários em geral. Veja.

•         Redução nos erros;
•         Redução de custos com impressões e papel;
•         Redução do custo para armazenamento das notas em papel;
•         Maior economia de tempo com preenchimento de notas;
•         Maior facilidade para encontrar notas emitidas;
•         Melhora a agilidade e o planejamento com a logística no recebimento das mercadorias;
•         Mais qualidade e segurança na informação.

3. O que é um Certificado Digital?

Certificado Digital nada mais é que uma assinatura digital que garante a segurança das transações realizadas pelo emissor das NF-e em questão. É importante ressaltar que uma Nota Fiscal Eletrônica só será emitida se o Certificado Digital estiver conectado ao mesmo computador em que a nota será lançada.

4. Qual diferença entre NF-e e DANFE?

O DANFE trata-se de uma versão simplificada da NF-e. Em geral, ele é utilizado para acompanhar as mercadorias que estejam em transporte. Vale lembrar que o DANFE não possui valor fiscal, por isso, não existe a necessidade de ser arquivado, entretanto, consta nele a chave da nota, um número que possibilita identificar a NF-e.

5. A empresa é obrigada a guardar a NF-e?

Sim. Tanto a NF-e quanto o XML devem ser armazenados respeitando os prazos estipulados pela legislação tributária para documentos fiscais, ficando assim, disponíveis para a administração tributária.

Mais uma vez vale ressaltar que o DANFE não é considerado um documento fiscal, por isso, não precisa ser arquivado, mesmo assim, algumas empresas optam pelo seu arquivamento para que exista um maior controle. Por exemplo, caso seja preciso consultar uma nota e o equipamento eletrônico esteja com algum problema, ou até a empresa esteja sem energia elétrica, com as DANFES impressas, esse processo não precisa esperar.

6. É necessário fazer backup das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas?

É recomendável! Em média, as Notas Fiscais Eletrônicas devem ser armazenadas por 5 anos aproximadamente, um período relativamente longo, por isso, recomenda-se que um backup periódico seja realizado a fim da prevenção de possíveis perdas de dados.

7. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

Basicamente, o emissor contratado deve gerar um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais referente à operação. Este arquivo, que deve conter a assinatura digital, será transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda, que fará a verificação da NF-e e, estando com todas as informações corretas, devolverá um protocolo nomeado “Autorização de Uso”.

É importante frisar que a movimentação da mercadoria sem a “Autorização de Uso” não é permitida.

O arquivo gerado ainda será encaminhado para Receita Federal e para a Secretaria da Fazenda Estadual (para o estado de destino da mercadoria), além de outros órgãos especiais, quando cabível, como Entidades de Administração Pública, por exemplo.

8. Quais são as validações necessárias para a autorização de uma NF-e?

Para que uma Nota Fiscal Eletrônica receba a “Autorização de Uso” alguns fatores são avaliados a fim de garantir a autoria da NF-e, bem como sua plenitude. Veja a seguir quais são eles:

•         Assinatura digital
•         Arquivo digital da NF-e
•         Numeração da NF-e
•         Emitente autorizado
•         A regularidade fiscal do emitente.

Caso alguma irregularidade apareça nessa validação, a nota será automaticamente rejeitada e não poderá ser utilizada. Um ponto facilitador é que, ao rejeitar um documento, a Secretaria da Fazenda aponta o motivo, facilitando a compreensão quanto ao erro e evitando que seja cometido novamente.

 

9. Quais são as condições para o cancelamento de uma NF-e?

Em primeiro lugar, para uma Nota ser cancelada, ela precisa ter recebido a “Autorização de Uso”, além disso, a mercadoria ainda não pode ter saído em direção ao destinatário ou circulado de qualquer forma. Outro ponto é que o prazo para o cancelamento é de um dia.

Assim como a própria emissão, o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica deve ser assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. Caso não sejam cumpridas todas essas especificações, o estabelecimento fica passível de receber uma multa da Receita Federal.

10. O que é e quando utilizar uma carta de correção?

Uma vez lançada e autorizada uma Nota Fiscal Eletrônica, não é mais possível realizar quaisquer alterações em suas informações, mesmo que existam erros de preenchimento em alguns dos dados. Para isso foi criada a Carta de Correção.

Ou seja, esta ferramenta é que possibilita ao emitente corrigir erros em campos específicos da NF-e.

É importante ressaltar que, caso o erro seja detectado antes da mercadoria estar em trânsito e de receber a “Autorização de Uso”, o emitente pode trocar as informações que desejar na nota.

11. No caso de problemas técnicos na emissão da Nota Fiscal, é permitido o uso de talonário fiscal em papel?

Em geral, existem dois grandes problemas técnicos para a emissão da NF-e: falta de energia elétrica (o que impossibilita a utilização do computador onde o emissor está instalado) ou problemas com o próprio computador. Em ambos os casos, a emissão da nota fica comprometida, ou melhor, é interrompida.

Bem, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória e em hipótese alguma o talonário de papel pode ser utilizado!

12. Como lançar NF-e com o fim do emissor de Nota Fiscal Gratuito?

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo divulgou no seu site que em Janeiro de 2017 vai encerrar as atividades do seu sistema de emissor de Nota Fiscal Eletrônica, segundo o próprio site da Sefaz, os empresários deverão encontrar suas próprias soluções para a questão.

É importante se atentar em alguns detalhes no momento da escolha do melhor sistema operacional para sua empresa. Conhecer seu mercado e seus desafios, bem como entender os benefícios que o sistema escolhido pode trazer, é o primeiro passo.

13. Vale a pena contratar um software para emissão de NF-e?

Sim! Primeiro que, como dito acima, será necessária a contratação de um emissor de NF-e, segundo que o software correto possibilita que outros benefícios sejam acoplados aos processos da empresa.

Sendo assim, embora alguns empresários ainda tenham certa resistência quanto aos sistemas que possibilitam o controle de todos os setores da empresa (como um ERP por exemplo), eles oferecem integração e organização, economia de tempo e recursos, otimiza a produtividade e ainda possibilita aos gestores maior autonomia e controle quanto a sua equipe.

Outro ponto a favor do ERP é que ele oferece a possibilidade de atuar na nuvem, ou seja, na internet. Dessa forma, quedas de energia ou problemas técnicos com determinados equipamentos não impedem a geração de notas e nem todo o controle citado.

Você tem mais alguma dúvida sobre Nota Fiscal? Quer saber mais sobre sistema de gestão empresarial? 

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