Chegamos à terceira parte da nossa história “Um caso com o ERPFlex”. Para acompanhar, leia a primeira e a segunda parte, que foram publicadas aqui no blog. Essa história poderá ajudá-lo a solucionar problemas que você enfrenta diariamente em sua empresa.

Eu e Clara continuamos nossa conversa…

_ A vantagem do ERPFlex é que ele, além de informatizar a sua empresa, te obriga a se organizar. Você parte de um modelo já testado e bastante utilizado. Mas vamos dar uma volta por aí – propôs Clara, carregando as tais folhas consigo.

_ Veja, lá está o Afrânio, gerente de Contabilidade. Antes da implantação do sistema, sua equipe era formada por mais de 15 pessoas para dar conta de tudo. Agora ele e mais dois profissionais conseguem gerenciar toda a contabilidade da empresa. Você sabe, no ERPFlex, todos os lançamentos são automáticos e, com isso, eles podem se concentrar em aperfeiçoar o processo.

_ Afrânio, me explique como é esse negócio de lançamento automático – perguntei na maior intimidade. O Afrânio já tinha feito um serviço em minha empresa quando da última fiscalização.

_ Ah! É simples. Chegou uma compra, pimba. O sistema debita estoques ou despesas, ICMS e IPI a recuperar e credita o fornecedor. Foi feita uma venda, pimba. Debita em clientes e credita em receita. Pelo custo, debita em CMV e credita em estoque; debita impostos e credita obrigações a pagar, e debita ainda a comissão dos vendedores. Quando é feita uma requisição, ele debita em processo e despesa e credita em estoque, e na produção faz o inverso… Ahn! Estou indo muito rápido? – perguntou, vendo-me assustado.

_ Na-Não – eu disse, meio surpreso. Apesar de ser bom em números, contabilidade não era meu forte. Acho que é porque lembra Imposto de Renda.

_ Falando nisso – interrompeu Clara – qual é o placar hoje, Afrânio?

_ O quê?? Vocês também jogam bola? Nisso eu desafio qualquer um de vocês.

_ Não, estamos falando do Placar Econômico. 

_ Como assim?   Vocês têm controles diários na “ponta do lápis”? Ou melhor, na tela do sistema? – perguntei, lembrando das dificuldades que eu tinha na minha empresa.

_ Sim. É o Suporte à Decisão do ERPFlex. Com ele os dados do balancete são sintetizados na forma que eu gosto, agrupando-os por qualquer dimensão, comparando valores orçados com o realizado, calculando percentuais e realçando as correlações entre as várias entidades (clientes, produtos, naturezas, períodos, vendedores, categorias e sub categorias).

_ Não está mal, Dona Clara – respondeu Afrânio. _ Apesar da crise, até agora temos $2.318.432 para as receitas contra $1.813.441 para as despesas. O percentual de rentabilidade aumentou 2 pontos. A única despesa que está fora do valor orçado, como sempre, são os gastos com viagens.

_ Toda vez que vou para Nova York, ganho alguns dias a mais como prêmio pela dedicação que tenho com a empresa – confidenciou-me Clara, sem que Afrânio percebesse.

_ Agora estou começando a entender o significado do termo “na nuvem”. É ter à disposição tudo na hora e no lugar que você precisa – tentei explicar, mas novamente imaginando que Clara tinha outras coisas à disposição além de números. Ahh!, se inveja matasse!

_ Aproveitando, Afrânio, mostre também a parte de Investimentos.

_ Este é moleza. Toda vez que se compra um bem, é feito seu cadastramento. Veja, aqui está nossa última aquisição.

_ BMW último modelo. Número da nota. Valor em reais. Valor e vencimento das parcelas, taxa de depreciação. Beleza! É seu? – perguntei, já conformado.

_ Não, é para o pessoal de vendas visitar os clientes – brincou Clara.

_ Mas vamos em frente. Aqui é o setor do dinheiro – exclamou ela, ao mesmo tempo que seus olhos brilhavam com mais intensidade.

_ Onde está o cofre? – brinquei, já esperando a ironia da sua resposta.

Clara apenas pôs a mão no rosto e balançou a cabeça.

_ O módulo FINANCEIRO – foi falando à medida que entrava em outra estação – controla os títulos a receber, a pagar, os movimentos e saldos bancários, aplicações e resgates. Tem um controle por data, por banco e por cliente e fornecedor, ou seja, faz uma contabilidade em regime de caixa com controle orçamentário, transmite e recebe boletos bancários, mas, o que é mais importante: controla o fluxo de caixa.

_ É nesta tela? – perguntei, meio surpreso, pois nela havia números e gráficos lado a lado, dando uma clara visão do seu comportamento.

_ São os valores a receber e a pagar dia a dia e, se quiser, detalhado por nota. O gráfico reflete o saldo. Veja tudo azulzinho! Se um dia este gráfico ficar vermelho, cuidado. Significa que a grana vai faltar. Para uma melhor análise, abre-se a janela que detalha os títulos daquele dia e pode-se também fazer simulações de financiamentos e aplicações. Com a taxa de juro neste patamar, temos que ter total controle sobre o capital de giro.

_ Vamos dar uma descidinha até a fábrica – continuou Clara, enquanto me dava um capacete e óculos de segurança.

O barulho era infernal, mas as máquinas já deveriam estar parando, pois meu estômago avisava que estava próxima a hora do almoço.

_ Como é que você controla tudo isso – gritei para que me ouvisse. _ Quantas máquinas você tem aqui?

_ Vamos até a estação do PCP – Planejamento e Controle de Produção. É naquela salinha.

A fábrica era uma beleza. Só prensas, eu tinha contado mais de dez. Tornos, um corredor de 50 metros. A montagem, um salão enorme.

_ Pedrão, mostre aqui para o meu amigo. Ele tem uma indústria, mas não concorre com a gente, de modo que você pode mostrar o pulo-do-gato.

_ “Negócio seguinte” – empostou Pedrão, um sujeito de 1,90m de altura, truculento e aparentemente não muito alfabetizado. – A coisa toda começa lá em cima. Os “almofadinha” (era este o termo que usava para definir os vendedores, explicou-me depois Clara) dizem mais ou menos quanto eles vão vender. Nunca acertam, mas eu aqui sempre coloco um pouquinho a mais. É o estoque de segurança, sacou? Aí eu rodo o MRP I. Com ele, eu fico sabendo quando e quanto temos que fabricar. O sistema solta então as Ordens de Produção. As “Solicitação de Compras” vão lá pro meu amigo, o Carlinhos. Compra de matéria-prima é com ele mesmo. Por isso é que tá rico, o malandrinho! Ops, brincadeira – corrigiu Pedrão, dando uma forte gargalhada.

_ Na sua opinião, qual é o CUSTO de fabricação desta peça – perguntou-me Clara, mostrando-me um componente que aparentemente não era tão simples de produzir. Não faço ideia – respondi pensativo, com medo de dar um chute que batesse no pau da bandeirinha.

_ Exatos trezentos e noventa e seis reais e vinte centavos. Veja, este é o custo hoje, baseado nos últimos preços das matérias-primas. – Neste momento já estávamos ligados analisando uma outra estação.  _ Nesta Planilha de Custos eu tenho, baseado na estrutura do produto, o custo de reposição discriminado em todos os seus componentes. É com ela que faço minhas simulações de preço de venda, adicionando as despesas de vendas e administração. Com isso, a lucratividade dos nossos acionistas fica fortemente garantida.

_ Clara, e os impostos, tão pesados da nossa tributação. Como você faz para administrar estes custos? – quis saber.

_ Em primeiro lugar, gostaria de deixar bem claro que nossa empresa não sonega impostos. Veja, todo mês eu tenho o custo real, calculado de forma integrada com a contabilidade. Com este controle na ponta do lápis, ou melhor, na tela do meu computador, eu consegui me adaptar à legislação. Uma coisa eu te garanto: não vale a pena arriscar.

_ É verdade. E, além disso, o seu preço está sempre em cima. Com essa inflação maluca, o meu é sempre baseado no da concorrência. Não dá certo, pois meus custos não têm nada a ver com os deles, e no fim, eu nunca sei se estou ganhando ou perdendo. Certamente mais perdendo do que ganhando – pensei desanimado! 

 

Não perca na próxima semana a quarta e última parte de nossa história! Até lá!