Nos tempos atuais, entender e possuir um backoffice se tornou fundamental! E mais, é praticamente impossível separar o backoffice de um e-commerce, especialmente se a empresa estiver em busca do sucesso.

Um ponto muito interessante sobre o tema é que a maioria das empresas, especialmente as lojas virtuais, já possuem um backoffice, mesmo que não se deem conta disso. Entretanto, a falta de conhecimento do conceito em torno dessa prática faz com que suas ações sejam um tanto quanto desordenadas, chegando ao ponto de trazer mais problemas que soluções.

Por isso, neste artigo falaremos sobre a definição do que é backoffice e como ele pode ajudar um e-commerce a aumentar os lucros e elevar sua eficiência a um nível superior.

DICA: Um backoffice eficiente pode ser o diferencial que um e-commerce precisa para que ele se destaque da sua concorrência.

 

O que é backoffice?

Começando pelo conceito, backoffice é toda a operação interna de uma loja virtual realizada após o processo de vendas, em outras palavras, é todo o processo no qual o cliente não possui acesso.

É o backoffice o responsável pela fluidez no processo de compras do cliente, por isso, engloba praticamente todos os setores da empresa, tais como logística, estoque, faturamento e até mesmo Recursos Humanos.

 

Quais as funções do backoffice?

Muito bem, a principal função do backoffice é facilitar o trabalho das lojas virtuais, dos seus colaboradores e claro, mesmo que o cliente não tenha acesso ao backoffice, seu processo de compras também será facilitado.

Além disso, um backoffice bem executado oferece maior eficiência operacional pois faz com os funcionários de todos os setores possuam processos claros e sem distrações.

É muito importante que se entenda que não adianta contar com uma loja virtual com ótimo layout, bonita e responsiva, possuir um trabalho de marketing impecável que traz um grande número de clientes se a loja não conta com a capacidade de processar os pedidos entregando o produto fora de prazo, errado ou até mesmo danificado. Exatamente por isso, o backoffice existe e é fundamental.

Seguindo uma ordem cronológica, o backoffice auxilia a loja virtual nas seguintes etapas:

Processamento – nesta etapa, o setor responsável é avisado sobre a solicitação de compra de um produto especifico;

Financeiro – logo depois, o setor financeiro realiza a cobrança do pagamento respeitando a forma solicitada pelo cliente;

Estoque – uma vez concluído o pagamento, o produto é solicitado junto ao estoque da empresa;

Expedição/Logística – nesta etapa, o produto é embalado adequadamente para que suporte o transporte sem que seja danificado e um plano de entrega é traçado de maneira a respeitar o prazo de entrega acordado, as especificações do produto (perecíveis, por exemplo, precisam de atenção especial nesta etapa);

Transporte – finalmente, o produto sai em direção ao endereço cadastrado pelo cliente para entrega.

Backoffice e o e-commerce

Quando falamos de backoffice e e-commerce é importante a compreensão de eles são complementares, e muito disso se dá ao momento que o comércio vive.

Veja, o número de lojas virtuais existentes já passa dos 450 mil (fonte: E-ccomerce Brasil) e esse número aumenta mais a cada ano, com isso, a concorrência segue no mesmo ritmo, portanto, contar com algum diferencial e muita organização é fundamental.

Além disso, a maneira como as pessoas estão realizando suas compras mudou bastante no decorrer dos últimos anos. Antes de mais nada, as compras ficaram mais ágeis com a chegada da internet e rapidez, inclusive, passou a ser uma exigência dos novos consumidores.

Isso sem falar que a internet criou um verdadeiro empoderamento dos clientes. Com a rapidez e a gigante proporção causada por reclamações em redes sociais, as empresas em geral precisaram tomar um cuidado ainda maior em atender as expectativas de seus compradores.

E é exatamente por tudo isso que o backoffice precisa ser integrado a loja virtual e ser muito bem estruturado e implementado. Fatores como prazo de entrega, formas de pagamento distintas, agilidade, facilidade no processo de comunicação do cliente com a loja e bom relacionamento são diferenciais que aumentam a fidelização de clientes e, por consequência, aumentam as vendas também e isso só é possível se a loja tiver um backoffice.

 

Como introduzir o backoffice na sua empresa?

Conforme falamos acima, o backoffice deve fazer parte do dia a dia de um e-commerce, agora, a dúvida que os empresários precisam sanar é: o backoffice será feito por conta própria, será necessária a contratação de ferramentas ou algum prestador de serviços realizará a tarefa? É importante entender que a resposta para essa pergunta pode decidir o futuro do seu negócio.

Num primeiro momento, ainda com poucos clientes, é provável que essa tarefa seja realizada internamente e de forma manual através de planilhas de controle, entretanto, com o crescimento da loja, torna-se impossível fazer o controle de todas as tarefas internas de maneira manual.

Vale relembrar que a função do backoffice é oferecer agilidade e eficiência a todo o processo de compras, logo, o processo manual em um e-commerce com um grande número de clientes passa a ser um problema, e não mais uma solução.

Portanto, a partir daí uma nova decisão se faz necessária: o que fazer para profissionalizar seu backoffice?

A melhor saída, considerando custo benefício e controle das suas próprias operações, é a contratação de uma ferramenta que otimize todo esse processo, inclusive, economizando o tempo dos gestores e colaboradores sem perder a eficiência dos dados.

Em geral, esse tipo de ferramenta possui todos os setores integrados, desta forma, sempre que um produto for retirado do estoque, por exemplo, automaticamente, os gestores e pessoas responsáveis recebem essa informação. Assim, gestores conseguem calcular o momento exato para reposição do estoque, ou até mesmo, para interromper a venda de um produto que esteja em falta.

O modelo mais completo de ferramenta que cobre todas as etapas citadas neste artigo é o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais). Ele possui diversos módulos que atendem os mais diversos setores empresariais.

O ERP em operação permite que a empresa tenha todas as suas operações integradas, com o objetivo de fornecer suporte à tomada de decisão e criar uma gestão empresarial profissional, possibilitando antever cenários, otimizar recursos e tempo além de potencializar as chances de sucesso de uma organização.

Escrevemos o artigo “O Guia Definitivo Sobre O Que é ERP” onde explicamos melhor sobre as funcionalidades e benefícios da ferramenta.

Caso queira saber mais sobre backoffice ou sobre assuntos gerais relacionados à e-commerce, entre em contato com um dos nossos especialistas.