O primeiro a perceber que o atual software de gestão empresarial não está atendendo as necessidades da empresa, é quem vivencia sua operação. Seja através da reclamação de outros usuários; do atual sistema não receber atualizações, ou, na pior das hipóteses, quando a versão do ERP é descontinuada pelo fornecedor , quem tem essa noção é sempre quem mais utiliza o sistema.

Por mais que você já esteja convencido de que a mudança do software de gestão empresarial é necessária, o grande desafio é convencer a diretoria da empresa de que algo que requer certo gasto, precisará ser feito. Você deverá dispor de argumentos convincentes de que a mudança será benéfica para empresa, e provar por A + B que, no final dessa iniciativa, haverá retorno sobre investimento para a organização.

Não pense que está sozinho nessa empreitada, afinal, esse desafio é mais comum do que você imagina. Separamos algumas dicas que vão ajudá-lo a convencer os gestores de que está na hora de mudar de software de gestão empresarial. Vamos lá:

1. Criando uma Justificativa para mudar o software de gestão empresarial

O que está acontecendo dentro da empresa que está atrapalhando sua operação? Quais são os pontos negativos em sua empresa atualmente? Veja alguns exemplos:

• Perda de dinheiro;
• Aumento de custos;
• Riscos desnecessários.

Liste todos os fatos associados a cada uma dessas possíveis situações negativas e tente entender exatamente como seu atual software de gestão empresarial está interferindo em cada um desses pontos. Essas informações serão muito úteis para o levantamento de quanto sua empresa está perdendo por não substituir um sistema que não atende a 100% de suas necessidades. Alguns problemas recorrentes são:

• Não integração entre os sistemas;
• Execução de atividades manuais (emitir boleto, gerar nota fiscal, conciliação bancária);
• Cálculo de impostos manuais;
• Relatórios financeiros com informações não confiáveis;
• Falta de controle de produtos com venda restrita;
• Controle de Estoque e Inventário manual;
• Falta de controle do Fluxo de Caixa;
• Cálculo manual de comissões;
• Redigitação em outros sistemas;
• Custos com equipes locais;
• Lentidão da aplicação.

2. Retorno sobre Investimento (ROI)

O primeiro passo para convencer um diretor/empresário, é mostrar qual será o retorno para a empresa com a implantação de um novo software de gestão empresarial, e como esse investimento irá se pagar. Agora que você já listou os problemas, comece a estabelecer um valor para cada um deles, e tente chegar a um raciocínio de quanto está custando manter o atual software de gestão empresarial (por exemplo, trabalhos manuais geram gastos com empregados por horas trabalhadas; controle de estoque manual pode resultar em furto ou perda de mercadoria; etc).

Depois, mostre como o sistema irá aumentar a eficiência e permitir que funcionários que hoje gastam tempo com atividades operacionais, poderiam gerar retornos através de outras iniciativas.

3. Ferramentas de medição

Muitas empresas possuem experiências frustradas com projetos de implantação de software de gestão empresarial, que são vendidos com mais horas que o necessário, sugando toda a atenção, energia e dinheiro, e nunca atendem as expectativas. Mostre que um novo software de gestão empresarial terá resultados quantificáveis, identificando e descrevendo indicadores chave de desempenho (KPIs) do projeto. Determine como o sucesso será monitorado ao longo da implementação e depois dela.

4. Estratégia de Normalização

Um dos grandes benefícios de um software de gestão empresarial é a padronização entre as unidades de negócios. Identifique os departamentos em que a normalização pode ser mais facilmente alcançada (recursos humanos, contabilidade, serviço ao cliente, etc), bem como aqueles que podem ser um pouco mais complicados, e desenvolva uma estratégia para processos, construindo um fluxograma de cada um deles.

Aproveite que você precisará revistar seus processos, e busque oportunidades de otimização. Ao contratar um software de gestão empresarial profissional, você não só ganha em otimização de processos, mas também absorve melhores práticas de mercado. Não seja conservador em relação a sua atual forma de trabalhar, busque sempre oportunidades de automação de processos!

5. Use as reclamações a seu favor

Faça o levantamento e documente tudo o que os usuários reclamam do seu atual software de gestão empresarial, e use essas informações a seu favor. O que funciona bem e você não pode perder? O que não funciona? O que os usuários finais precisam para aumentar a usabilidade?

Crie canais de comunicação com os usuários finais para começar a alcançar a aprovação de compra, bem como um apoio veemente na mudança que será feita. Tente levantar também o que os usuários mudariam, encontre processos que não funcionam e outras oportunidades de melhoria para sua diretoria.

6. Custo Total de Propriedade

Diretores e sócios devem ter uma imagem clara do custo total de propriedade (CTP) para a aquisição de um novo software de gestão empresarial – não apenas os seus custos de licença de software direto. Esses pontos devem ser analisados na escolha do novo fornecedor. Software instalado localmente sempre terá maiores custos de implantação e de manutenção. Sistema ERP em nuvem correspondem a uma forte tendência, principalmente por diminuírem o impacto da migração, por não exigirem investimentos em infraestrutura e por não terem a necessidade de um suporte local. Para quem trabalha no departamento financeiro, a equação é obvia: quanto menor o investimento, menos tempo para que ele retorne, e maior o retorno sobre o capital investido.

Analisar e documentar as melhorias, economias e benefícios possibilitados por um software de gestão empresarial não é tarefa fácil – mas o retorno é muito alto se a escolha for bem feita e se os desafios do passado forem resolvidos. O primeiro passo para qualquer pessoa que quer mudanças benéficas à empresa, é educar-se. Se você está lendo este blog, é claro que já entrou nesse processo. Nosso objetivo é tornar as informações úteis disponíveis para empreendedores e gestores financeiros que vivenciam o desafio de evoluir sua gestão.

Se você ainda tiver dúvidas sobre como convencer seu diretor de que está na hora de substituir seu software de gestão empresarial, ou se gostaria de uma análise específica para o cenário da sua organização, por favor, não hesite em entrar em contato conosco ou agendar uma consultoria gratuita com um dos nossos especialistas.

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