O artigo 7 vantagens que um sistema de gestão pode oferecer à sua empresa, vai responder as seguintes questões:

• Quantas horas de seu dia são consumidas por atividades relacionadas à gestão administrativa cotidiana de sua empresa?
• Quanto tempo de sua jornada de trabalho é gasto orientando, verificando ou agindo para que processos que poderiam ser automatizados sejam executados manual e corretamente pelos colaboradores responsáveis por eles?

Se você acha que perde muito tempo com essas atividades, talvez seja hora de conhecer as vantagens de um sistema de gestão ERP.

Certamente, você nunca parou para fazer o cálculo, mas se parasse, saberia que as atividades do dia a dia na gestão de uma empresa consomem muito tempo, energia e atenção, que poderiam ser mais bem empregados na execução de tarefas estratégicas, e não operacionais.

A grande vantagem de implantar um sistema de gestão na sua empresa é poder focar as atividades estratégicas que trarão melhores resultados sem ter que abdicar do cuidado e atenção que a gestão administrativa requer.

A principal diferença é que, com a adoção de um ERP, as horas gastas nessas atividades cotidianas se transformam em minutos. Isso acontece porquê consulta a vários sistemas ou planilhas deixa de existir e qualquer informação de qualquer área da empresa, está sempre a um clique de você.

Neste post, apresentaremos às sete principais melhorias que um ERP traz para a gestão administrativa da empresa. Vamos lá!

1. O sistema de gestão reúne todas as áreas da empresa

Quantos sistemas, planilhas, aplicativos ou softwares sua empresa utiliza atualmente para controlar o estoque, as vendas, as contas bancárias, as contas a pagar e a receber, fazer a contabilidade e a gestão de pessoas?

A realidade de algumas empresas é a de não usar nenhum sistema de gestão integrado, possibilitando que cada área ou departamento utilize a solução que julgar mais adequada.

O problema é que isso prejudica a gestão e a tomada de decisão por parte dos proprietários, gerentes e coordenadores. Por exemplo, se a pessoa responsável pelo estoque não souber qual é a previsão de vendas, poderá comprar itens que ficarão encalhados ou insuficientes para atender à demanda gerada pela área de vendas.

O uso de um sistema de gestão empresarial – ERP integra todas as áreas da empresa e diminui erros administrativos que são facilmente cometidos por empresários que não possuem uma visão 360º das áreas internas e da demanda externa.

2. Visão consolidada dos diversos canais de vendas

Pontos de vendas, representantes comerciais, e-commerce e vendedores internos e externos, são apenas alguns dos canais que sua empresa pode adotar para ofertar seus produtos e serviços para os clientes. Mas, isso pode trazer alguns desafios, como o de vender quantidades de produtos bem acima daquelas disponíveis no estoque e não conseguir com o fornecedor uma reposição rápida para os itens faltantes. O que você faria nessa situação?

No caso de empresas que possuem um sistema de gestão ERP integrando todos os canais de vendas, esse problema deixa de existir. Afinal, sempre que uma venda é concretizada, o sistema já atualiza para os outros canais ou vendedores a quantidade disponível em estoque. Além disso, o responsável pelo estoque pode criar alertas para ser informado sempre que os níveis de estoque chegarem ao ponto de ruptura (momento em que um novo pedido deve ser feito para o fornecedor) ou que atingirem o nível mínimo do estoque.

3. Otimização no uso do capital de giro

O sistema de gestão integrado permite um completo controle e domínio da gestão de estoque, fazendo o empresário conhecer cada um dos níveis necessários para que suas operações cotidianas ocorram sem imprevistos. Com isso, a quantidade de capital de giro empregada na manutenção de itens em estoque acaba diminuindo, e a segurança das operações diárias, aumentando.

4. Diminuição do retrabalho

Há algo que gaste mais tempo que ficar enviando e-mails para os responsáveis de diversas áreas, repassar informações ou imputar dados em diversos sistemas e planilhas? E as falhas que esses processos manuais podem gerar, já pensou nelas?

Então, um sistema de gestão ERP praticamente elimina esse tipo de retrabalho, ou seja, o trabalho que precisa ser refeito por diversas áreas de sua empresa.

Com ele, por exemplo, os dados informados pelos vendedores no momento em que um pedido é realizado, já seguem diretamente para a área administrativa que os usa para emitir as notas e os boletos para os consumidores, além de o pessoal responsável pela expedição de pedidos ser comunicado prontamente, fazendo com que o tempo de espera do cliente pelos itens comprados seja drasticamente reduzido.

5. Gestão estratégica de pessoas

Quantas pessoas de sua empresa se dedicam a tarefas que podem ser automatizadas? Ou melhor: quanto tempo cada colaborador gasta com tarefas administrativas que pouco agregam de valor para a relação de sua empresa com seus clientes?

Ao realizar tarefas com pouco significado, é comum que os colaboradores de sua empresa se desmotivem. O ERP permite que as pessoas desempenhem funções mais estratégicas e se sintam mais valorizadas dentro de seus departamentos, aumentando a satisfação que sentem em trabalhar na empresa e melhorando o resultado de sua área.

6. Apoio à tomada de decisões

Determinar quais são as áreas que merecem mais investimentos. Quais custos e despesas podem ser reduzidos sem afetar a qualidade das atividades realizadas pelos colaboradores.

Detectar falhas nos processos e determinar as causas para os principais problemas de sua empresa, pode ser extremamente difícil quando se utiliza diversos bancos de dados, sistemas ou planilhas para fazer a gestão administrativa da empresa.

Um bom sistema de gestão oferece visualizações gráficas das principais informações da empresa, permite estabelecer os principais indicadores de desempenho e configurar o sistema para monitorá-los automaticamente. Por fim, sempre que necessário, cada gráfico, KPI (do inglês Key Performance Indicador) ou informação apresentada, poderá ser analisada em detalhe, permitindo que as causas dos problemas sejam rapidamente encontradas e corrigidas! Evitando, assim, transtornos.

7. Redução de custos e aumento do lucro

Pelo fato de aumentar a eficiência operacional, permitir que a empresa foque no relacionamento com seus clientes e desenvolva inovações para ter diferenciais competitivos em seu mercado – além de reduzir os custos com seus trabalhos internos ao integrar as áreas – um sistema ERP gera aumento indireto nas margens de lucro da empresa.

Ele faz com que a produtividade de seus colaboradores aumente e a qualidade de seus serviços sejam superiores ao daquelas empresas em que as informações são transmitidas de maneira mais manual e informal. Com isso, garante um melhor posicionamento ficando à frente da concorrência.

Se sua empresa pensa em reduzir custos, aumentar os lucros e melhorar a qualidade do atendimento aos clientes, certamente o uso de um sistema ERP é uma das principais chaves para atingir esse resultado.

Você conhece outras vantagens em usar um sistema de gestão ERP para melhorar a gestão administrativa da empresa? Compartilhe conosco sua experiência empreendedora, deixe aqui o seu comentário!

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