Os relatórios gerenciais sempre tiveram um papel importante dentro das organizações em geral, entretanto, com as constantes mudanças nos mercados e a necessidade da tomada de decisões rápidas e eficientes, eles se tornaram mais que importantes, se tornaram essenciais.

Dizemos isso porque nos dias atuais é notável a dificuldade em manter uma empresa ativa e sem débitos, quem sabe até gerando algum lucro, mesmo que pequeno. Para se ter uma ideia, segundo a Neoway, empresa de consultoria especializada em inteligência do mercado, mais de 1,8 milhão de empresas, de diversos portes e segmentos, fecharam as portas no ano de 2015. Enquanto isso, a Roland Berger, através de um estudo realizado com empresas listadas na Bovespa, garante que 40% das maiores empresas brasileiras estão muito endividadas, os débitos chegam a incríveis R$ 420 bilhões.

Mas o que esses números todos têm a ver com você ou com relatórios gerenciais? Bem, são esses relatórios que darão a você, gestor e empreendedor, as ferramentas necessárias para tomar decisões de maneira a não perder dinheiro ou boas oportunidades. São os relatórios gerenciais que permitem ao gestor olhar para o seu negócio de maneira mais analítica a fim de evitar as dívidas, de melhorar os processos e obter maiores lucros.

Neste artigo falaremos de maneira mais aprofundada sobre a função, a importância e a elaboração de relatórios gerenciais. Além disso, explicaremos os pontos cruciais que devem ser abordados na execução de um relatório gerencial e quais são os modelos que não podem faltar no dia a dia da sua empresa.

O que são relatórios gerenciais?

Começando pelo conceito básico de relatórios gerenciais: são documentos em um formato de relatório que são usados na tomada de decisões para uma empresa. Impreterivelmente, nestes documentos existe a necessidade de haver informações úteis para a tomada de determinada decisão.

Um ponto crucial dos relatórios gerenciais é que eles devem ser objetivos e contar com informações atualizadas, relevantes e muito confiáveis. Levando em conta que o documento pode traçar a estratégia que levará uma empresa ao sucesso ou ao fracasso, não há espaço para erros.

Exatamente por isso, a primeira etapa para a realização de relatórios eficientes é a criação de uma metodologia, ou seja, saber quais informações devem estar presentes no relatório e qual o objetivo que deve ser alcançado com ele. Desta maneira, cada vez que um novo relatório foi realizado, já existe um padrão que facilita, inclusive, a comparação entre o documento anterior e o presente.

Como fazer um relatório gerencial?

Entendido do que se trata efetivamente um relatório gerencial, precisamos saber como criar um relatório que atenda às necessidades da empresa e seus gestores. Para isso, existem etapas que devem ser seguidas na elaboração do relatório! São essas etapas que definem a linguagem que será usada, os dados que serão analisados, a maneira e o formato com o qual o relatório será apresentado e assim por diante.

Para facilitar este processo, vamos falar passo a passo, sobre cada uma dessas etapas.

O objetivo

O objetivo é o ponto de partida do processo de execução do relatório gerencial. E embora a lista de objetivos possa ser muito extensa, em geral tendem a ser focados nas áreas de controle, financeiro e orçamentário. Entretanto, ainda pode trazer como objetivo a tomada de decisões como a contratação ou o desligamento de colaboradores, a troca de equipamentos e assim por diante.

É importante salientar que o objetivo do relatório deve estar definido em poucas palavras e ser de fácil compreensão.

O conteúdo

Depois do objetivo ser definido, passamos para o conteúdo, isso porque a partir deste momento já é possível saber quais as informações relevantes para aquele relatório específico.

O conteúdo deve condizer com o objetivo, ou seja, caso o relatório seja um comparativo, os resultados dos últimos meses precisam ser apresentados no mesmo formato. Outro fator que merece nossa intenção diz respeito ao excesso de informações. Tome cuidado para não colocar mais informações que o necessário, caso contrário, este pode se tornar um relatório confuso e que não ajudará no seu maior objetivo: a tomada de decisão rápida e eficiente.

O formato

O formato diz respeito à maneira como será apresentado o relatório gerencial. Explicando de maneira simplificada, esse quesito diz respeito ao que será apresentado e para quem.

Caso o seu relatório seja focado em um fundo de investimento ou para o CEO da empresa, ou seja, pessoas que precisam de informações completas como problemas e a causa deles, podem preferir um formato mais estruturado com índice, capítulos, tópicos, gráfico e conclusões. Agora, se o relatório será apresentado à equipe a fim de mostrar o aumento ou a diminuição do número de vendas, aí uma tabela com os resultados em vendas nos últimos meses já se mostra o bastante.

O mais importante quanto ao formato dos Relatórios Gerenciais é que eles sejam práticos e consigam comunicar ao público alvo a informação em questão.

Exemplos de relatórios gerenciais

Financeiro

Os Relatórios Gerenciais financeiros talvez sejam os mais utilizados em empresas em geral, mesmo que com uma nomenclatura diferente, e muito disso se dá ao fato de serem aqueles que abordam fatores como contas a receber, custos, gastos, despesas, investimentos, fluxo de caixa, orçamentos e inadimplência, por exemplo. São os relatórios que mexem com o dinheiro da empresa, por isso, são os mais utilizados.

Satisfação

Já os relatórios de satisfação podem ser de 2 tipos: satisfação do cliente e satisfação do colaborador.

O primeiro caso é um bem mais intuitivo, sendo um relatório elaborado a partir da opinião dos clientes sobre o produto ou serviço que já foi adquirido. No segundo caso, as empresas focam em entender quão satisfeitos estão seus funcionários mediante suas funções, seus benefícios e a política da empresa.

Crescimento

Os relatórios de crescimento podem abordar o desenvolvimento de diferentes setores da empresa, ou até mesmo do negócio como um todo. Neste modelo, são contabilizados fatores como o crescimento do número de clientes, do número de vendas, da gama de produtos, do patrimônio da empresa e outros fatores mais.

Controle

Já os relatórios voltados para o controle são para questões internas e que não dependem, necessariamente, do bom desempenho da empresa em vendas. Em geral tendem a controlar fatores como o estoque das empresas e o desperdício de insumos.

Entretanto, nesta categoria também estão inclusas as metas. É em um Relatório de Controle que aparece o cumprimento, ou não, das metas impostas por parte de cada setor da empresa.

Análise

A elaboração do relatório de análise pede que sejam oferecidas mais do que apenas informações e dados. Neste modelo, os dados são usados para embasar uma conclusão, logo, em um relatório de análise, é fundamental expor um resultado extraído a partir das informações e apresentar possíveis soluções para problemas apontados.

Os 10 relatórios gerenciais fundamentais para a sua empresa

No item anterior falamos um pouco sobre os tipos de relatórios gerenciais de uma forma mais ampla. Agora, nos aprofundaremos mais em cada um destes tipos mostrando os 10 relatórios fundamentais para sua empresa. Veja:

Relatório de Fluxo de Caixa

O Relatório de Fluxo de Caixa apresenta informações retiradas a partir dos lançamentos financeiros e mostra de forma clara a diferença entre a previsão para o mês e os valores realmente alcançados.

Este é um relatório essencial para os negócios em geral porque possibilita aos gestores um melhor entendimento sobre a situação financeira da empresa. Além disso, é este documento que possibilita antecipar custos e preparar o caixa para que a despesa possa ser paga sem que existam grandes desfalques no saldo do caixa.

Outra função deste tipo de relatório é garantir a possibilidade de investimentos. Na prática, se a empresa possui uma conta com um valor positivo parado, ela está deixando de ganhar dinheiro, assim, com um Relatório de Fluxo de Caixa em mãos, o gestor pode optar por um investimento deste valor sem que a conta fique descoberta.

Em geral, o Relatório de Fluxo de Caixa responde a questões relacionadas ao lucro ou prejuízo da empresa, ao crescimento financeiro, a necessidade de mais capital de giro, a honra de seus encargos como um todo e assim por diante.

Relatório de Contas a Pagar

Embora esteja ligado ao relatório anterior, setores como contas a pagar e contas a receber merecem atenção especial, exatamente por isso, o Relatório de Contas a Pagar figura entre na lista dos 10 relatórios fundamentais para sua empresa.

Toda e qualquer atividade exercida em uma empresa, seja para se manter, seja para produzir, gera alguma conta que deve ser paga. Exatamente por isso deve haver um controle e relatórios que viabilizem análises básicas para a saúde financeira da empresa.

Neste relatório devem estar claras as despesas fixas, ou seja, as que não variam de acordo com a produção (Ex. Aluguel, salários e encargos trabalhistas) e as despesas variáveis, aquelas que oscilam de acordo com a produção (Ex. Comissões e insumos).

Já no que se refere à construção deste relatório, indica-se que todas as contas sejam registradas contando com valor, data de vencimento, número de parcelas, data do pagamento, valor final (considerando possíveis juros) e o status do pagamento.

Na análise, é possível avaliar quantas contas foram pagas dentro do prazo, quais os valores gastos com multas, quantas contas ainda estão pendentes e assim, compará-las aos valores recebidos para realizar uma melhor gestão do fluxo de caixa.

Relatório de Contas a Receber

Assim como contas a pagar, o Relatório de Contas a Receber também figura nos 10 mais importantes para sua empresa. Isso porque é a partir deste ponto que se torna possível planejar investimentos, controlar o fluxo de caixa, realizar contratações, pagamentos e muito mais.

Em geral, neste relatório encontram-se datas e valores a serem recebidos, possíveis descontos oferecidos, cobrança de juros, quais os clientes que são bons pagadores, qual o número de contatos com cada cliente até o pagamento e assim por diante.

Já quanto a análise realizada a partir deste relatório, podemos citar a possibilidade de melhorias nos processos de cobrança e formas de pagamento que diminuam a incidência de inadimplentes.

Relatório de Vendas

Qualquer empresa vive de vendas, seja de produtos ou de serviços, o importante é vender o bastante para sustentar a empresa e gerar algum lucro. Assim, fica fácil entender o motivo do Relatório de Vendas estar nesta lista.

Embora o Relatório de Vendas deva respeitar algumas peculiaridades do produto e do modelo de negócio, ele possui alguns itens praticamente universais como a quantidade de vendas, o ticktet médio, o tempo que o cliente leva do primeiro contato até a compra e assim por diante.

Em geral, esse modelo de relatório possibilita aos gestores acompanhar o desempenho dos seus vendedores, perceber algum padrão de comportamento dos clientes (como por exemplo o horário que preferem comprar e por quais meios, como telefone, e-commerce ou pessoalmente). Além disso, é possível validar o processo de vendas, avaliando inclusive vendas “redondas”, ou seja, aquelas que não são devolvidas e entregam ao cliente o que lhe foi prometido.

Relatório de Satisfação do Cliente

O Relatório de Satisfação do Cliente mede não só a satisfação do cliente, mas também a sua lealdade. Além disso, esse relatório possibilita ao gestor detectar possíveis falhas em seus processos. Um Relatório de Satisfação do Cliente bem realizado pode ajudar na melhoria dos produtos ou serviços oferecidos e trazer crescimento à empresa.

Uma das metodologias mais utilizadas para este modelo de relatório é o NPS (Net Promoter Score). Em poucas palavras, trata-se de uma metodologia que calcula a satisfação do cliente com a resposta para apenas uma pergunta: Qual é a probabilidade de que você recomende a nossa empresa/produto/serviço a um amigo ou colega?

Pessoas que respondem 9 ou 10 estão mais propensas a novas compras, permanecerem como clientes da marca e até de realmente indicar a sua empresa. Já os que respondem de 0 a 6 correm para o lado oposto, onde não existe qualquer possibilidade de fidelização, por exemplo. Por fim, os que respondem 7 ou 8 são considerados neutros, ou seja, podem ser trabalhados a fim de melhorarem a nota, mas este processo precisa de atenção para que o cliente não faça o caminho oposto.

Balanço patrimonial

Antes mesmo de explicar o que é o balanço patrimonial, vale lembrar que é obrigatório para empresários e sociedades em geral, entretanto, microempresas e empresários rurais não possuem esta obrigatoriedade.

Muito bem, o BP, como também é conhecido o Balanço Patrimonial, é uma demonstração financeira que mostra como está o patrimônio da empresa. Neste documento, as contas devem estar classificadas e agrupadas de acordo com seus elementos. Sendo eles:

• Ativos – bens e direitos
• Passivos – exigibilidades e obrigações
• Patrimônio líquido – a diferença entre os ativos e os passivos

Para elaborar o BP, o empresário deve, em determinada data, fazer um levantamento minucioso de seus balancetes a fim verificar os saldos das contas da empresa e apresentar sua posição contábil, financeira e econômica.

Demonstração do Resultado do Exercício – DRE

Também se trata de um documento contábil, entretanto, neste caso, o objetivo é o detalhamento do resultado líquido de um exercício. Esse detalhamento é feito a partir da verificação das receitas, dos custos e das despesas da empresa durante o exercício em questão.

O principal objetivo do DRE é verificar a saúde financeira de uma empresa. É conferir se a empresa, no final das contas, está gerando lucro ou prejuízo. Além disso, é mais uma poderosa ferramenta para que os gestores possam definir o futuro da empresa através de investimentos e parcerias. Bancos, por exemplo, podem pedir uma Demonstração do Resultado do Exercício para decidir se concede, ou não, uma linha de crédito.

Orçamento Empresarial

A função básica do Orçamento Empresarial é saber como gastar o dinheiro da sua empresa para trazer maiores lucros. Por isso, este documento merece uma atenção especial, afinal, é ele quem mostra quanto dinheiro a empresa possui, quais são as metas e quanto deverá ser gasto para que estes objetivos sejam alcançados.

A base de um Orçamento Empresarial é a previsão de receitas e despesas. Essa conjectura é feita com base nos números anteriores da empresa (em geral, considera-se os últimos 3 meses e/ou o mesmo período em anos anteriores).

Portanto, para chegar ao valor que poderá ser investido no crescimento da empresa é preciso calcular as fontes de renda (vendas, rendimentos, empréstimos), os custos (fixos e variáveis) e as possíveis demandas (reformas, computadores), chegando assim, ao valor que a empresa pode investir.

Valor Real x Valor Orçado

Pegando uma carona no Orçamento Empresarial, temos o valor real versus o valor orçado, ou seja, tudo que foi planejado para determinada período e tudo que está, efetivamente, acontecendo.

É fundamental que os gestores acompanhem esses números em curtos períodos de tempo para que um problema que tenha surgido não se transforme em uma bola de neve. Para exemplificar, imagine que dentro do seu planejamento, a empresa faria 100 vendas no mês mas só realizou 70. Isso implica num valor 30% abaixo do esperado.

Agora imagine que neste mesmo cenário, além do menor número de vendas, a empresa ainda precise adquirir 4 novos computadores. Não fica difícil entender que o gestor precisa tomar uma atitude a fim de garantir a saúde financeira da empresa.

Infelizmente, a falta de tempo ou de conhecimento faz com que muitos empresários pulem este relatório e, com isso, deixem que suas empresas atuem no vermelho por meses a fio, muitas vezes sem sequer perceber. Isso sem falar que o cenário hipotético acima mencionado, trata-se, na verdade, do dia a dia de diversas empresas.

Relatório de Satisfação dos Funcionários

O mercado de trabalho cada dia mais competitivos leva cenários positivos e negativos para os empresários. Se por um lado, sobra mão de obra, por outro, falta mão de obra qualificada e funcionários fieis.

Não é novidade alguma o fato de que os funcionários são, na verdade, o coração da empresa, afinal, são eles que produzem, vendem, cobram, limpam e mantém a empresa a pleno vapor, entretanto, a novidade é que para manter bons funcionários e uma equipe motivada a empresa precisa oferecer muito mais que apenas um bom salário.

E é exatamente para isso que o Relatório de Satisfação dos Funcionários foi criado e, embora as perguntas possam mudar de empresa para empresa, alguns itens tendem a ser mais usados. Veja:

• Perguntas relacionadas ao supervisor;
• Perguntas relacionadas aos colegas;
• Perguntas relacionadas as funções exercidas;
• Perguntas relacionadas aos benefícios oferecidos;
• Perguntas relacionadas com o ambiente de trabalho;
• Perguntas relacionadas as condições de trabalho.

É claro que nem sempre é possível atender as expectativas dos colaboradores, mas, muitas vezes, pequenos gestos já podem favorecer esta relação. Agora, um ponto crucial desta interação com os colaboradores é que ela seja anônima. Sem medo de demissões, os funcionários tendem a responder com maior honestidade.

Conclusão

O que podemos tirar deste artigo é que os relatórios gerenciais são essenciais para a manutenção e o crescimento das empresas, por isso, vale a pena considerar a possibilidade de investir em ferramentas que ajudem no processo de criação de cada um dos relatórios.

Esperamos que esse artigo sobre os 10 relatórios gerenciais mais importantes tenha colaborado com a administração da sua empresa. Para saber mais, assine nossa Newsletter.