Hoje começarei a contar a história “Um caso com o ERPFlex”, que será dividia em 4 partes. Ela ilustra muito bem o que um software de gestão empresarial pode fazer pela sua empresa. Mas não qualquer software. Estamos falando aqui de um sistema que já nasceu totalmente na nuvem: o ERPFlex.

Eram 19h30 de uma terça-feira. Coquetel em um hotel 5 estrelas para o lançamento de uma nova grife de verão.

Lá estava eu, tomando um drinque e trocando ideias com empresários de diversos setores, muitos deles amigos meus, que esbanjavam números e histórias que me deixavam como uma certa crença de que eu estava desatualizado com novas práticas de gestão empresarial. _ Minha empresa faturou tantos milhões de dólares, a outra tinha se mudado para um prédio novo, coisas assim, diziam os colegas, vestidos com finíssimos ternos de gabardine importados, isso sem falar em outros tipos de façanhas.

Em um certo momento, quando estava rodeado de pessoas mais íntimas, não me contive e desabafei:

_ Poxa, não é possível. Eu tenho uma empresa há 20 anos, trabalhando feito condenado, vivo estressado e não consigo fazer com que ela deslanche. Afinal, onde é que estou errando?

Os amigos, surpresos com minha sinceridade, se entreolharam até que é um deles falou:

_ Muito provavelmente é uma questão de organização, vocês não acham?

Papo vai, papo vem, rapidamente cheguei a uma primeira conclusão. Todos, menos eu, tinham em suas empresas um sofisticado sistema de gestão. O pouco que eu tinha eram umas planilhas eletrônicas feitas num XT, a correspondência era editada com um Wordstar da vida e tinha um rapaz que desenvolvia alguma coisa usando banco de dados. Mas resultado que é bom, nenhum. Qualquer informação que eu queria era um deus-nos-acuda.

No dia seguinte fui até a empresa na qual minha amiga Clara era presidente, para ver o tão comentado sistema de gestão. Foi ela própria que me propôs a visita. Estudamos juntos no ginásio, e desde aquela época já se mostrava líder, inovadora e muito inteligente. Chegou ao cargo máximo da empresa em que trabalhava com apenas 36 anos de idade, depois de uma carreira de notável ascensão. Uma das ações que contribuíram para sua escalada foi a visão estratégica de implementar um sistema de gestão, aproveitando parte do legado existente, porém renovando metodologias de estoque, produção e gestão financeira, contábil e custos. Conseguiu isso com a implantação do melhor produto do mercado, o ERPFlex.

_ Me explica uma coisa, Clara, como é que funciona esse tal de ERPFlex de que tanta gente fala (nessa altura do campeonato, eu já tinha concluído que muitas empresas usavam esse sistema, devia ter um ótimo custo benefício). Onde é que ele começa? Onde termina? Qual a minha parte? Qual a parte do ERPFlex? Enfim, como é que é esse negócio?

_ Bem, o “negócio” não é tão simples assim – disse ela, ironizando – A implementação envolve pessoas de diversos departamentos e especialistas, tanto do ERPFlex quanto da nossa empresa. É um esforço conjunto e concentrado de alguns meses de trabalho, mas sua compensação é fortemente percebida nos resultados e processos da organização. Deixa eu te mandar uma visão geral de como funciona o sistema e os ganhos que obtivemos. Você já viu esse fluxo?

Realmente eu já tinha visto esse fluxo apenas algumas semanas atrás em um evento para empresários. O fluxo era formado por um amontoado de retângulos representando os diversos departamentos de uma empresa e os processos de integração entre eles, o que de imediato me levou a pensar que estaria muito distante da minha realidade financeira.

Ela continuou.

_ O sistema é dividido em módulos, como contabilidade, financeiro, folha de pagamento e ativo fixo. Depois tem os módulos que tratam da parte de materiais: compras, estoque/custos, faturamento e livros fiscais.

Imediatamente fiz a associação do fluxo com o que ela estava descrevendo e percebi que realmente era muito interessante poder compreender todos os processos da empresa sintetizados de tal forma que ficasse clara a integração entre as diversas áreas da empresa. No entanto, fiquei com dúvida de como poderiam ser descritos processos e rotinas para empresas dos mais variados ramos de atividade, e perguntei:

_ Todos estes módulos conseguem atender qualquer empresa?

_ Sim – respondeu, imediatamente, explicando – A maioria das empresas necessitam de um sistema para tratar de problemas básicos, tais como o faturamento, o controle financeiro, a folha de pagamento etc.

Percebendo que havia ainda um ar de dúvida, acrescentou:

_ Além de todos os módulos que são bastante comuns na maioria das empresas, o sistema pode agregar módulos para problemas bastante específicos. É o exemplo dos módulos implementados em gestões para auxiliar as empresas que trabalham com comércio varejista, concessionárias de automóveis e até mesmo na área da saúde e governo.

Assim como no evento, fiquei preocupado com o custo de um sistema que tinha todas essas funcionalidades. Resolvi logo perguntar:

_ É preciso implementar todos os módulos de uma só vez para usufruir algum resultado prático?

_ Não – aliviou Clara – Você pode ir adquirindo e implantando o sistema em etapas. Nós, por exemplo, fizemos nesta sequência: primeiro, implantei os módulos de contabilidade, financeiro, compras, estoque/custos e faturamento. Depois, coloquei a folha, e no fim, os livros fiscais e o ativo fixo.

Enquanto ela falava com um sorriso perspicaz, os meus pensamentos retornaram a nossa sala de aula no colégio estadual que estudávamos quando tínhamos apenas 13 anos. Por um momento pareci estar sonhando, mas sua voz chamou-me a atenção para a tela do seu computador.

Não perca a segunda parte da história na próxima semana! Até lá!