A otimização de processos empresariais se tornou assunto recorrente em empresas de diversos ramos de atividade, isso porque ficou claro que, em tempos de enorme concorrência, essa se tornou uma das maneiras mais eficazes de se destacar dos demais.

O problema é que não basta simplesmente querer partir para a otimização de processos. É preciso seguir um roteiro que vai garantir o sucesso dessa ação, caso contrário, corre o risco de estar usando energia e recursos de forma indevida.

Exatamente por isso, resolvemos ajudar nessa árdua, porém, recompensadora tarefa, criando um manual completo da otimização de processos empresariais.

Vamos lá?!

O que é otimização de processos?

Antes de mais nada, vamos partir do início, vamos partir da explicação do que é, de fato, a otimização de processos.

Bem, trata-se de uma série de ações que visam reduzir os desperdícios durante a produção de um produto ou serviço e, por consequência, gerar mais lucro gastando menos. A otimização visa a melhoria dos processos de uma empresa, em quaisquer que sejam os setores. Desta forma, se torna possível economizar tempo, esforços, matéria prima e dinheiro.

Mas é importante ressaltar que uma empresa não “otimiza por otimizar”, análises devem ser realizadas antes de pensar no aprimoramento de alguma etapa de produção. Além disso, é preciso pleno conhecimento do que cada setor e cada pessoa produz. É preciso conhecer bem os processos empresariais para, aí sim, pensar em maneiras de melhorá-los.

Colocando o passo a passo em prática

Entendida a função da otimização de processos empresariais é preciso colocar as mãos na massa. Pra isso, é indicado seguir uma espécie de passo a passo que começa por um Plano de Ação, passando por um Mapeamento e pela Automação de Processos para, depois, partir para a Análise final.

Nas próximas linhas, explicaremos de forma mais aprofundada cada uma dessas etapas.

Plano de ação

Conforme falamos, o primeiro passo para otimizar processos é estipular um plano de ação, que nada mais é que a definição de uma série de ações que deverão ser tomadas, em quais momentos, quem serão os responsáveis e assim por diante.

Existem diversos modelos/ferramentas que ajudam no planejamento do plano de ação, para ajudar, separamos 3 modelos dos mais usuais e famosos para facilitar o processo.    

Matriz RACI

A Matriz Raci é uma ferramenta que auxilia o plano de ação no quesito “pessoas”. Ela deixa claro para as pessoas quais as suas responsabilidades e pode ser usada de forma individual (de setor por setor) ou de uma forma mais macro (unificando todos os setores da empresa).

O termo RACI, diz respeito à responsible, accountable, consulted e informed, sendo:

Responsible (o responsável) – responsável pela execução da tarefa;

Accountable (a autoridade) – responsável pela aprovação da tarefa executada;

Consulted (o consultado) – profissional que deve ser consultado por ser essencial na implementação da tarefa;

Informed (o informado) – profissionais que devem ser informados quanto aos resultados e alterações dos processos. Não precisa estar envolvido na tomada de decisão.

Esta ferramenta colabora para que pessoas não sejam esquecidas em meio as tarefas, além disso, melhora o senso de responsabilidade dos colaboradores e ainda ajuda no rastreio de informações, uma vez ser possível identificar rapidamente seus responsáveis.

5W2H

Outra maneira de começar um Plano de Ação é através do 5W2H, que é, na verdade, uma planilha, ou um check-list de atividades específicas!

Neste caso, o 5W2H se refere à What, Why, Where, Who, When, How e How Much, ou seja, responde à sete questões cruciais:

What – O que será feito?

Why – Por que isso será feito?

Where – Onde (em que local) será feito?

Who – Quem irá fazer?

When – Quando será feito?

How – Como será feito?

How Much – Quanto irá gastar?

Esta já é uma ferramenta que ajuda bastante na direção, execução e no controle das tarefas estipuladas no Plano de Ação. Além disso, pode, facilmente, ser usada para complementar a Matriz Raci.

PDCA

Por fim, temo o método mais conhecido dentre os três, o PDCA. Um método focado em resultados, é uma maneira simples e eficaz de chegar ao controle e melhoria dos processos.

O método é dividido em 4 etapas que compõem sua sigla, sendo Plan, Do, Check e Act, ou seja:

Planejar (Plan) – nesta etapa o foco está em planejar a estratégia através de levantamento e análise de informações;

Executar (Do) – nesta etapa o foco está em executar o que foi previamente planejado;

Verificar (Check) – já nesta etapa, tudo que foi executado passa por uma intensa checagem a fim de verificar a qualidade do processo;

Agir (Act) – por fim, nesta etapa são realizadas as correções que se mostraram necessárias. Uma vez corrigido algum ponto, o ciclo deve recomeçar com o planejamento.

Atenção, embora pareça simples, é preciso seguir o ciclo completo. Sempre faça o planejamento com bastante atenção, pare após um ciclo completo para fazer uma análise completa, além disso, não se esqueça de checar ponto a ponto e corrigir possíveis problemas.

Mapeamento

Outro ponto crucial da Otimização de processos empresarial, sem dúvida, é realizar um mapeamento completo dos seus processos. São eles que determinam os objetivos, identificam etapas do processo, identificam melhorias a serem aplicadas e assim por diante.

Metodologias

Existem várias metodologias que dão um rumo a esse procedimento e separamos aqui algumas delas que, além de mais comuns, são as mais eficientes e de simples aplicação.    

BPMN

Dentre as metodologias, a principal delas é a BPMN (Business Process Modeling Notation), um modelo que visa a melhoria da comunicação entre os setores e pessoas envolvidas numa produção como um todo. Além disso, esse método permite a ilustração de um processo todo de maneira a facilitar a compreensão e entendimento.

Essa ilustração acontece através de um diagrama que, além de ser intuitivo, permite a representação de maiores detalhes do processo.

Vale explicar que cada ação é representada por um símbolo dentro do diagrama. Uma vez entendida toda a simbologia, a BPMN possibilita a padronização dos processos, uma comunicação clara e a certeza da execução das tarefas.

Mapeamento As Is

O Mapeamento As Is é o levantamento da situação atual dos processos da empresa. Este é o ponto de partida para empresas interessadas em fazer grandes otimizações em seus processos. Resumindo um mapeamento através do método, temos 5 etapas:

1)    Definição de usuários – necessariamente, alguém atuante na área que será mapeada;

2)    Reunião de Kick-off – para que os envolvidos tenham ciência da importância deste mapeamento e do resultado esperado;

3)    Coleta de anexos – o usuário faz um apanhado de todos os documentos pertinentes à área e ao objetivo;

4)    Entrevistas – nesta etapa acontece a identificação dos micro processos dentro do processo;

5)    Revisão de entrevistas – após revisar o micro processos talvez seja necessário rever algum ponto já mapeado.

O AS IS sempre será mapeado antes do TO BE

Mapeamento To Be

O Mapeamento To Be é o desenho de como os processos da empresa deverão ficar. Neste método, a presença das pessoas que efetivamente atuam nas áreas que serão otimizadas é fundamental.

Neste modelo as métricas formam a base do sucesso. Isso porque são elas que mostram aos administradores a eficiência das ações implementadas após terem sido desenhadas no mapeamento As Is. Acompanhe de perto todo o mapeamento.

Uma dica valiosa é: não pense nos empecilhos na hora de definir o processo ideal. Coloque-os como ele deve ser para ser mais otimizado e ponto!    

Ferramentas de mapeamento

Além dos métodos apresentados, sabemos também que existem ótimas ferramentas para colaborar com esse importante processo. Veja a seguir duas delas e suas

Microsoft Visio

Esta ferramenta é um aplicativo que ajuda na geração de diagramas, cronogramas, fluxogramas, plantas baixas, cartazes e assim por diante. Sua tecnologia é desenvolvida para Windows.

A ferramenta é paga e a Microsoft oferece dois pacotes, o Visio Professional e o Visio Standard, sendo a primeira muito mais completa e indicada para empresas que estejam trabalhando na otimização de todos os seus processos.   

Bizzagi

Esta já é uma ferramenta usada como modelador de processos, pois permite desenhar, diagramas, documentar e publicar os processos, tudo isso seguindo o padrão BPMN.

Esta ferramenta é, na verdade, um software e também possui um custo de aquisição, entretanto, oferece a possibilidade de usar antes de realizar o pagamento.

Automação de processos

Todos os métodos anteriormente citados ganham força e segurança se aliados à tecnologia. Aliás, novas tecnologias surgem quase diariamente a fim de colaborar, não somente com otimizações de processos, mas também à administração e gestão de negócios como um todo.                 

Ferramentas

Selecionamos algumas ferramentas para ajudar no processo de automação. A maioria delas são pagas, mas oferecem algum tipo de teste grátis. Veja:

Pipefy

Plataforma brasileira voltada para a gestão de produtividade voltada para Pequenas e Médias empresas

Comindware Tracker

Software de BPM tradicional que oferece configurações fáceis em seu sistema, além de flexibilidade de aplicação.

LucidChart

Ferramenta on-line que suporta fluxogramas, BPMN, ERD, dentre outros. Possui integração com Google Aps.

Visual Paradigm

Ferramenta de desenvolvimento que apoia UML, BPMN, ERD, regras de negócios e muito mais. Atua em Windows, Linux e Mac.   

Análise

Separamos um tópico especial para análise por um único motivo: ela é muito, muito importante mesmo em toda otimização de processos.

A análise se inicia no momento que é identificada uma necessidade de melhora e vai até o final do processo, quando é verificada a eficácia das ações tomadas.

Entretanto, o momento crucial da análise acontece logo após o mapeamento dos processos. Isso porque após identificar os processos que precisam ser melhorados é preciso verificar qual o impacto dessas mudanças e qual a real necessidade dessas alterações.

Para cada processo, faça uma análise respondendo à perguntas como: qual o objetivo? Qual a melhor maneira de executar essa ação? Quanto essa mudança impacta no meu resultado final? Qual o impacto no “durante” a implementação das mudanças?

Acompanhamento

Outro ponto de igual importância à análise, é o acompanhamento. Embora possa parecer repetitivo, a otimização de processos precisa de acompanhamento próximo a todo momento.

É necessário monitorar os resultados para verificar se as ações estão funcionando. Além disso, o monitoramento, quando bem realizado, permite a detecção de falhas de maneira a serem solucionadas mais rapidamente.

Importante lembrar que um novo processo pode funcionar perfeitamente hoje, e em algum momento, perde sua eficiência por diversos fatores, por isso, o monitoramento não deve cessar em momento algum.

Ferramentas auxiliares

Além de todas as ferramentas apresentadas, existem muitas outras que podem auxiliar, não somente na otimização, como também no processo gerencial em si.

Mesmo existindo muitas opções, selecionamos uma por considerarmos uma ferramenta mais completa e acessível, o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais).

ERP

O ERP é um software de gestão empresarial que permite à empresa pleno controle de seus negócios. Ele oferece automatização dos processos produtivos, financeiros e gerenciais, tornando possível a monitoração dos resultados de todos os setores.

A ferramenta possibilita manter os estoques das lojas física e virtual em um único lugar, desta forma, é possível evitar que um produto seja vendido duas vezes por exemplo. Além disso, com a proximidade do fim do emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica, o ERP se tornou uma excelente opção para resolução desta questão.

Veja algumas das principais funções de um ERP:

•  Cadastro de Empresas
•  Criação de Perfil de Usuários
•  Cadastro de Usuários
•  Cadastro de Vendedores
•  Cadastro de Clientes
•  Cadastro de Fornecedores
•  Cadastro de Plano de Contas
•  Configurando NCM
•  Cadastro de Produtos
•  Cadastro de Serviços
•  Cadastro de Bancos
•  Criação de Orçamentos
•  Faturamento
•  Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
•  Fluxo de Caixa
•  Geração de Boletos de Cobrança
•  Baixas de Títulos a Receber
•  Consulta ao Extrato Bancário
•  Controle de Estoque
•  Controle de Produção

Vale explicar que exitem dois tipos distintos de ERP. Um deles é alocado em servidor local e o outra na nuvem (internet).

A grande diferença entre eles diz respeito à autonomia. O segundo tipo pode ser utilizado apenas com um computador ligado à internet, não importando em que local o usuário está. Já o local, obriga o usuário a estar ligado ao servidor, que em geral, fica dentro da própria empresa.

Outro ponto de divergência entre os modelos diz respeito às atualizações e manutenções. O sistema local exige uma equipe de TI para que atualizações sejam realizadas, em geral, esses processos também são demorados e podem travar seus processos. Já o sistema na nuvem, pode ser manipulado remotamente, o que economiza tempo e bastante dinheiro.

Veja a seguir algumas das maiores vantagens em contar com um ERP em sua empresa:

•  Redução de custos;
•  Agilidade;
•  Extinção do uso de interfaces manuais;
•  Otimização do fluxo da informação;
•  Eficiência dentro da organização;
•  Otimização do processo de tomada de decisão;
•  Extinção da redundância de atividades;
•  Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado;
•  Redução do tempo dos processos gerenciais;
•  Redução de estoque;
•  Redução da carga de trabalho, já que atividades repetitivas podem e devem ser automatizadas;
•  Melhoria do controle das operações da empresa.

Erros comuns

Por fim, resolvemos frisar também alguns dos erros mais comuns na gestão de processos. Afinal, falamos em ferramentas e benefícios da otimização de processos, mas um processo mal estruturado pode causar mais malefícios que benefícios.

[Para conhecer os 8 piores erros da gestão de processos clique aqui]

Esperamos que este manual tenha te ajudado para realizar a otimização de processos empresariais do seu negócio. Caso queira tirar mais dúvidas, fale com um dos nossos consultores.