“Só é possível gerenciar aquilo que se mede.” Essa máxima já é bem conhecida no mundo corporativo, e é exatamente para cumprir essa necessidade que nasceu conceito de Gerenciamento de Projetos. Mas antes que se esclareça o que é um projeto e para que serve, é bom definir o conceito teórico, pois existem diversas interpretações equivocadas. Leia este post e entenda tudo sobre o assunto!
O que é um projeto?
Quando se fala em projeto, logo vem à nossa cabeça alguns sinônimos, como plano, empreendimento ou intento. Apesar de genéricas, essas definições começam a nos dar uma base para discutir o que o termo corporativo quer dizer. Na linguagem empresarial, projeto é um conceito bem específico.
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia de gerenciamento desenvolvido pelo renomado Project Management Institute (PMI), uma organização de referência na área. Neste livro, o projeto é definido como: “O esforço temporário realizado para conceber um produto, serviço ou resultado exclusivo”. O conceito começa a ficar mais claro.
Diferente de uma operação, um projeto se destaca por ser temporário. Ele tem começo, meio e fim bem determinados, enquanto uma operação é contínua. Exemplos de projetos:
Além disso, ele é definido pela necessidade de ser planejado, executado e controlado, por se desenvolver em etapas, por envolver a equipe da sua empresa e por utilizar recursos limitados.
Qual é ciclo de vida do projeto?
Como dissemos, o projeto envolve planejamento, execução e controle. Essas etapas são divididas no chamado ciclo de vida. Conheça-as a seguir!
Iniciação
Na primeira etapa, é hora de conhecer todas as informações essenciais que serão aplicadas nas fases seguintes. É importante se atentar para suas restrições de qualidade, tempo e verba, que podem afetar o andamento do projeto.
Na iniciação, não basta apenas conhecer detalhadamente as informações, mas também é preciso registrá-las. Pense em todos os fatores que podem comprometer o encaminhamento do projeto e não deixe de anotar tudo o que for pensado.
Planejamento
A organização deve entrar em consenso sobre suas limitações antes de partir para a segunda fase. A partir daí, o projeto pode ser posto em prática. Diferente da iniciação, os fatos registrados nesta etapa devem ser precisos e detalhados.
Agora, a função do gestor é estruturar o caminho que possibilitará o sucesso deste. Aqui, deve-se começar a fazer os cronogramas, plano de riscos, plano de qualidade, etc.
Execução
É quando tudo o que foi moldado até então é colocado em prática. O intuito desta fase é executar de fato o projeto, tentando ao máximo se adequar às expectativas do planejamento.
Controle
Uma atividade está sujeita a certos desvios imprevistos. Isso requer intervenção do gestor para corrigir o problema e colocar outra vez o projeto nos trilhos. Por isso, monitorar o andamento do plano é essencial! É o controle que permitirá ver se as coisas estão correndo conforme o planejado.
Encerramento
Não é porque o projeto acabou que o trabalho do gestor termina. É preciso oficializar a sua conclusão e recolher informações que sejam interessantes para os projetos que estão por vir. Esta fase é composta por assinaturas de termos de encerramento e relatórios sobre o funcionamento do projeto.
Como gerenciar um projeto?
Planeje com cuidado
Você aprendeu no ciclo de vida do projeto o quanto é importante planejar. Por isso, não execute nada precipitadamente. Faça antes um estudo das suas necessidades e possibilidades, colocando na ponta do lápis todos os custos e etapas. Assim, você evita perda de dinheiro e ainda pode se preparar para possíveis transtornos no decorrer do projeto.
Conheça a sua equipe
Após planejar, é hora de se dedicar a conhecer sua equipe. Seu time deve compartilhar objetivos comuns na hora de executar o projeto. Por isso, cabe a você direcionar todos os esforços em prol do sucesso da empreitada.
Conheça as habilidades de cada membro da equipe e, a partir delas, organize os recursos disponíveis. É função do gerente de projeto alinhar os talentos e personalidades dos colaboradores a fim de ter sucesso na execução planejada.
Abra canais de comunicação
Na gestão de projetos é muito importante manter as linhas de comunicação abertas. Por essa razão, desenvolva o contato com a sua equipe e incentive-a a discutir ideias. Ao longo de todo o projeto, o esforço deve ser para que ela interaja de forma honesta e clara.
Diminuir os ruídos da comunicação é interessante para que o projeto siga dentro das expectativas determinadas. Isso garante uma execução perfeita e que todos os membros estejam trabalhando no mesmo ritmo. Não se acanhe em convocar reuniões para discuti-lo, e nunca feche um canal de contato com sua equipe. Esteja presente.
Planeje-se para enfrentar riscos
Os riscos são inevitáveis, mas não são sempre imprevisíveis. Uma boa gestão inclui um estudo do que pode dar errado no decorrer do projeto. Essa atitude permitirá corrigir a tempo os erros que aparecerem, diminuindo a probabilidade de insucessos.
Outra vez, a documentação das etapas volta a ser importante. Se você registrou seus projetos anteriores, estará mais preparado para lidar com os transtornos do atual. Por isso, não deixe os relatórios de lado.
Utilize uma ferramenta de gestão de projetos
A tecnologia é a grande amiga do gestor. Ela te ajudará a elevar o potencial da sua equipe e evitar que tarefas tomem mais tempo do que deveriam.
Uma ótima opção é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos 100% online que possibilita gerenciar seus projetos e atividades em equipe, controlar pendências e gerenciar as horas gastas com as entregas.
Avalie o projeto
Cada projeto desenvolvido é uma oportunidade de aprender coisas valiosas que serão úteis para o futuro da companhia. A avaliação final te possibilita pensar: o projeto teve sucesso? Houve falhas? As falhas foram solucionadas?
Este é o momento de extrair dados concretos sobre o desempenho da equipe na execução do projeto. As lições que você aprende hoje servirão para minimizar os erros no futuro e potencializar suas capacidades.
Agora você sabe o que é um projeto e como fazer sua gestão da melhor forma possível. Gostou das nossas dicas? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
