Era o ano de 2000, e o Ponto X não era mais que uma pequena loja situada na região central de Belo Horizonte. Ao ingressar na área atacadista em acessórios para celular e informática, a empresa familiar começou a crescer, mas de forma descontrolada. Muitos problemas surgiram, atrapalhando o avanço do negócio.

A busca por uma solução que organizasse a gestão também não foi fácil, mas ao adotar o ERPFlex e o e-Commerce Flex, a empresa deixou a desorganização para trás, e hoje colhe os frutos de um gerenciamento moderno.

“A empresa que era pequena, viu suas operações crescerem de uma hora para outra, sem organização. Não houve uma atenção à parte contábil e fiscal”, afirma Alexandre Godoy, que começou a trabalhar como consultor no Ponto X, e hoje é o responsável por toda a área de TI do grupo.

O carro-chefe da empresa é a importação, mas o Ponto X também adquire e comercializa produtos nacionais. Antes, sua receita advinha de 80% do atacado e 20% do varejo. Hoje, com a introdução do e-commerce em conjunto com o ponto de venda físico, a proporção passou a ser de 50% para cada segmento.

Desafios do Crescimento

Com um crescimento acelerado, a organização da empresa ficou comprometida. O Ponto X começou a enfrentar muitos problemas, tais como:

• Quando as vendas tiveram uma aumento significativo, todo o processo ainda era manual – do controle do estoque à emissão de notas fiscais;
• Depois de adotar um e-commerce e um sistema ERP que não eram integrados, existia um atraso na comunicação entre as duas ferramentas, o que prejudicava demasiadamente o estoque;
• O atraso ocasionado em dar baixa no produto, resultava na falta dele em estoque, e consequentemente, em produtos vendidos sem disponibilidade;
• Com o estoque desorganizado, havia casos de roubos e desvios;
• Na ausência dos estoquistas, era muito difícil encontrar os produtos no estoque;
• Muitas pessoas precisavam ser contratadas para realizar os processos manuais (eram 15 pessoas na expedição; hoje em dia, são apenas sete);
• Era necessário um prazo maior para despachar o produto (antes, o pedido demorava de 10 a 20 dias para ser enviado, e hoje, o tempo máximo é de 24 horas)
• Faltava visão da lucratividade, visto que não havia controle entre o que era receita e o que era lucro real;
• Havia muita complexidade para emitir notas fiscais adequadamente, sem gerar multas e problemas fiscais;
• Dificuldades para gerar o SPED.

Em linhas gerais, a necessidade do Ponto X era um e-commerce integrado com ERP, tabela por cliente, limite de crédito, parcelamento do boleto próprio em 30, 60 ou 90 dias, grade de produto por variante e informações do financeiro e estoque em tempo real.

Desafios da escolha do software

Quando o Ponto X viu a lista de necessidades que o seu negócio precisava que fosse atendida, o primeiro passo foi a busca por um software que o solucionasse com urgência os seus problemas. Mas as diferentes opções e práticas que existem no mercado, deixaram os sócios da empresa absortos em dúvidas.

A primeira ação da empresa em direção à modernização foi fazer um alto investimento em um software que chamaremos aqui de “A”. Ocorreram problemas com este fornecedor antes mesmo da implantação, e o Ponto X optou por não dar continuidade à parceria.

Outra empresa, “B”, propôs uma solução bastante completa, que a princípio, parecia adequada ao que a organização procurava. Entretanto, este fornecedor queria uma porcentagem do faturamento, fato que deixou os sócios bastante alarmados, a ponto de não prosseguirem com o negócio.

Depois disso, o Ponto X usou outro sistema por um tempo, dessa vez, da empresa “C”. Este fornecedor não fazia a integração do e-commerce com o ERP, além de ser extremamente segmentado. Em resumo, também não atendia as necessidades da empresa.

O próximo passo foi buscar soluções separadas de e-commerce e ERP, e tentar a integração. Entretanto, foi ainda pior para a organização, pois era complicado conseguir que as empresas liberassem acesso ao banco para fazer a inserção dos dados. Chegaram a fechar com a empresa “D” para o e-commerce, mas não conseguiram controlar o estoque, e era difícil levar os dados da loja virtual para o ERP: havia redundância de dados e não existia um bom controle de estoque.

Depois de muito investimento e desgaste dos sócios e diretores, o Ponto X conheceu os serviços da ERPFlex, com o diferencial de atender justamente uma das maiores dores da empresa: integrar o e-commerce com o ERP.

A partir da parceria com a ERPFlex, as coisas mudaram

Após adotar a ERPFlex como fornecedora do sistema, o negócio do Ponto X conseguiu prosperar de forma lógica, racional e controlada. Uma gestão madura, condizente com uma empresa com mais de 15 anos de história e cerca de 70 funcionários. Dentre os benefícios apontados pela organização, destacam-se:

• Inversão de processo – agora o cliente compra e paga; em seguida, a empresa separa o produto no estoque e despacha. Isso resulta em maior economia;
• Redução de 40% no quadro de funcionários;
• Corte de erros operacionais do lançamento do pedido do cliente, como informações digitadas erradas;
• Redução no custo para estornar produto e possibilidade de dar desconto no boleto;
• Redução do tempo de entrega em até 2000% (de 10 a 20 dias para apenas 24 horas);
• Organização do estoque que evita o problema de o estoquista não achar o produto, mesmo depois de separado, e dizer que estava indisponível;
• Redução do custo de telefonia, que caiu 90%, graças ao uso do e-commerce e do chat na ferramenta;
• Maior clareza e controle de informações: se o cliente alegava que estava faltando um produto na entrega, a empresa era obrigada a enviar novamente o produto, pois não tinha o controle dessas operações.

E você, se identificou com algum dos problemas enfrentados pelo Ponto X? Possui outros desafios? Então não hesite em entrar em contato conosco! Um de nossos consultores poderá ajudá-lo a definir qual a melhor solução para a sua empresa.